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Ratgeber
Druckerpapier ist aus keiner Büroumgebung wegzudenken – ob im öffentlichen Dienst, in Unternehmen und Betrieben oder im Home-Office. Es wird überall dort gebraucht, wo Text- oder Bilddateien physisch auf Papier gebracht werden müssen.
Welche Arten von Druckerpapier es gibt und für welche Einsatzbereiche sie sich jeweils eignen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Trotz fortschreitender Digitalisierung haben Drucker und Druckerpapier noch lange nicht ausgedient. Zwar werden immer mehr Daten elektronisch verschickt und in vielen Branchen setzt man mittlerweile auf das paperless office, bei dem auf papierbasierte Prozesse weitgehend verzichtet wird, es gibt jedoch nach wie vor Anwendungsfälle, bei denen man auf physische Dokumente in Papierform nicht verzichten will oder kann.
Das ist beispielsweise bei behördlichen Schreiben, Kündigungen, wichtigen Verträgen und Rechnungen, Testamenten, Versicherungsabschlüssen und Ähnlichem der Fall. Es müssen aber nicht immer gewichtige Inhalte vorliegen, um einen Ausdruck zu rechtfertigen. Im Gegenteil: Tag für Tag drucken sich Menschen in Büros Informationen aus mit dem Zweck, sie besser visualisieren, erfassen und verarbeiten zu können.
Auf einem gedruckten Blatt kann man sich Notizen machen, Markierungen vornehmen und Inhalte auf andere Art und Weise erfassen als mit einem Schreibprogramm auf dem PC. Sich relevante Informationen auszudrucken, kann Arbeitsabläufe also durchaus beschleunigen.
Die Auswahl an Druckerpapier ist enorm umfangreich. Das liegt unter anderem darin begründet, dass es unterschiedliche Typen von Druckern auf dem Markt gibt, die jeweils spezielles Papier benötigen, um optimale Druckergebnisse zu erzielen. Ein Thermodrucker für Fotos braucht ein anderes Papier als ein klassischer Tintenstrahl- oder Laserdrucker.
Außerdem gibt es eine breite Varianz im Hinblick auf die Papierstärke. Fachsprachlich wird diese als Grammatur bezeichnet. So werden wichtige Dokumente, beispielsweise Zeugnisse, Urkunden oder Zertifikate, im Regelfall auf schwerem Papier gedruckt, damit sie länger halten und dem ideellen Wert Rechnung getragen wird. Für schnelle Ausdrucke zwischendurch kommt leichteres Papier zum Einsatz, um nicht unnötig Ressourcen zu vergeuden. Dementsprechend lassen sich unterschiedliche Arten von Druckerpapier unterscheiden, die spezifische Eigenschaften mitbringen.
Wir stellen die wichtigsten vor:
Kopierpapier
Kopierpapier ist standardmäßig in so gut wie jedem Büro zu finden. Anders als die Bezeichnung vermuten lässt, handelt es sich hierbei nicht um Papier, das ausschließlich zu Kopierzwecken zum Einsatz kommt. Es ist vielmehr ein universell einsetzbares Druckerpapier, das sowohl für Kopierer und Faxgeräte als auch für Laser- und Tintenstrahldrucker geeignet ist.
Kopierpapier hat standardmäßig eine Grammatur von 80 Gramm pro Quadratmeter. Damit ist es nicht zu dünn, gehört aber trotzdem zu den leichteren Papieren, weshalb es die perfekte Wahl ist, wenn man im größeren Umfang drucken möchte. Im Grunde genommen ist Kopierpapier das Druckerpapier für Büros schlechthin.
Laserdruckerpapier
Laserdrucker ermöglichen gestochen scharfes Druckbild. Damit das auch zu sehen ist, darf das Papier nicht grobfaserig sein, sondern muss eine besonders glatte Oberfläche haben. Laserdruckerpapier erfüllt diese Anforderung. Es ist im Vergleich zu anderen Papiersorten deutlich feinfaseriger und glatter, was zusätzlich den Vorteil hat, dass beim Drucken weniger Abrieb erzeugt wird. Da Laserdrucker Druckaufträge sehr schnell bearbeiten, ist es wichtig, dass das Papier möglichst störungsfrei eingezogen und ausgegeben werden kann.
Laserdruckerpapier zeichnet sich außerdem durch einen geringen Feuchtigkeitsgehalt aus. Dadurch ist sichergestellt, dass sich seine Struktur nicht verändert, wenn das Tonerpulver bei etwa 200 °C auf dem Papier geschmolzen wird und verdampft. Gut zu wissen: Kopierpapier ist in vielen Fällen eine Alternative zu Laserdruckerpapier und für rasche Drucke zwischendurch vollkommen ausreichend.
Inkjet-Papier
Inkjet-Papier ist speziell für die Nutzung mit Inkjet-Druckern, sprich Tintenstrahldruckern vorgesehen. Es handelt sich um oberflächenveredeltes Papier, das in der Lage ist, die Druckertinte sehr schnell aufzunehmen.
Das ist deswegen von Bedeutung, weil beim Tintenstrahldruck Druckerfarbe in winzig kleinen Tröpfchen und in hochfrequenter Abfolge auf das Papier geschleudert wird.
Nimmt das Papier die Farbe nicht umgehend auf, kann es schnell passieren, dass der Druck verwischt oder die Druckerfarbe an nachfolgende Blätter weitergegeben wird. Der Feuchtigkeitsgehalt ist bei Tintenstrahldruckerpapier dagegen eher unerheblich, da die Tinte selbst feucht ist.
Fotopapier
Fotopapier ist spezielles Druckerpapier, das es ermöglicht, mit Laser- oder Tintenstrahldruckern hochauflösende Bilddateien in brillanter Qualität auszudrucken. Damit das gelingt, ist es üblicherweise mit einer Beschichtung versehen. Diese verhindert, dass Druckerfarbe aufgesaugt wird. Das hat zweierlei Effekte: Zum einen wellt sich das Papier nicht und zum anderen erscheinen die Konturen schärfer als auf unbeschichtetem Druckerpapier.
Da sich die Beschichtung unterschiedlich zusammensetzt, abhängig davon, ob ein Laserdruck oder Tintenstrahldruck erfolgt, ist es wichtig, ein für den jeweiligen Drucker geeignetes Fotopapier auszuwählen. Fotopapier für Tintenstrahldrucker würde der Hitze eines Laserdruckers nicht standhalten. Die Beschichtung würde schlicht schmelzen. Die Auswahl ist jedoch in beiden Fällen groß. So gibt es Fotopapier für Laserdrucker und Tintenstrahldrucker in unterschiedlichen Stärken genauso wie mit verschiedenen Oberflächen: matt, seidenmatt oder glänzend.
Plotterpapier
Plotter sind Großformatdrucker, die auf Tintenstrahl- oder Lasertechnik beruhen. Ursprünglich referierte der Begriff auf Kurvenschreiber, die in der Lage waren, technische Zeichnungen mithilfe von Vektorgrafiken darzustellen.
Aufgrund ihrer Skalierbarkeit waren Vektorgrafiken ideal für große Formate geeignet. Heutzutage werden Kurvenschreiber aber kaum noch genutzt, da sie von technisch höherentwickelten Großformatdruckern abgelöst wurden.
Diese beruhen zwar auf einer anderen Technik, da sie mit Rastergrafiken und Pixeln arbeiten, die Bezeichnung Plotter ist wegen der Möglichkeit, große Formate bis A0 zu drucken, dennoch auf sie übergegangen. Plotterpapier wird standardmäßig auf Rollen, seltener auf Bögen angeboten. Das hat den Vorteil, dass man die Länge des Ausdrucks individuell bestimmen kann. Plotterpapier ist in unterschiedlichen Qualitätsstufen erhältlich und eignet sich je nach Beschaffenheit für das Ausdrucken von Postern, Plakaten und Kunstdrucken, aber auch von CAD- und technischen Zeichnungen.
Beim Kauf von Druckerpapier sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Wichtig ist zunächst einmal, dass das Papier für den Drucker geeignet ist. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um beschichtetes Papier wie Fotopapier handelt, denn nicht jede Beschichtung verträgt die Hitze eines Laserdruckers. Geht es um unbeschichtetes Druckerpapier, stellt sich die Frage, ob es Kopierpapier, spezielles Laserdruckerpapier oder Inkjet-Druckerpapier sein soll.
Generell ist Kopierpapier vielseitig verwendbar und liefert auch in Verbindung mit Laserdruckern und Tintenstrahldruckern gute Ergebnisse. Es eignet sich sehr gut für alltägliche Druckaufgaben. Zu unbeschichtetem Spezial-Laser- oder Inkjet-Papier sollte man greifen, wenn besondere Anforderungen an die Druckqualität gestellt werden.
Das Druckermodell muss auch die Papierstärke unterstützen. Wird zu schweres Papier gewählt, besteht die Gefahr, dass es zu einem Papierstau kommt. Die Papierstärke wird in Gramm pro Quadratmeter angegeben. 80 g/m² gelten als Standard und funktionieren mit Tintenstrahl- und Laserdruckern gleichermaßen gut. Laserdrucker kommen auch gut mit dünnerem Papier zurecht, das eine Grammatur von um die 60 g/m² aufweist.
Bei Tintenstrahldruckern darf das Papier dagegen dicker sein. Hier gilt eine Grammatur von bis zu 120 m² als optimal. Neben der Papierstärke spielt das Format eine wichtige Rolle. Die meisten Standarddrucker, die in Büroumgebungen zu finden sind, drucken in DIN A4. Dementsprechend wird der Großteil an Druckerpapier in DIN A4 angeboten. Es gibt aber auch Ausführungen in kleineren und größeren Formaten wie DIN A5 und DIN A6 oder DIN A3, DIN A2 und DIN A1. Für Drucke in A0 benötigt man in jedem Fall Plotterpapier.
Ökologische Gesichtspunkte sind bei der Auswahl von Druckerpapier ebenfalls zu berücksichtigen, denn die Herstellung nimmt Ressourcen in Anspruch, und zwar den Rohstoff Holz, Wasser und Energie. Umweltschonend ist das nicht. Wann immer es möglich ist, sollte man daher auf Recycling-Druckerpapier zurückgreifen.
Es besteht entweder vollständig oder teilweise aus recyceltem Altpapier, sodass einerseits weniger Rohstoffe und andererseits weniger Wasser und Energie bei der Produktion aufgebracht werden müssen, was im Sinne der Nachhaltigkeit ist. In dem Zusammenhang empfiehlt es sich, auf Siegel zu achten. Das Siegel „Blauer Engel“ beispielsweise kennzeichnet Druckerpapier, das umweltschonend und ohne Zusatzstoffe oder giftige Chemikalien (etwa zum Bleichen) hergestellt wurde.
Die Gefahr eines Papierstaus lässt sich reduzieren, wenn man das Papier richtig in den Drucker einlegt. Zunächst einmal sollte der Papierblock aufgefächert werden, um Platz zwischen den Blättern zu schaffen und sicherzugehen, dass sie nicht aneinanderhaften. Anderenfalls kann es passieren, dass statt einem Blatt zwei oder mehr eingezogen werden. Dann richtet man den Block so aus, dass die Papierkanten gerade und gleichmäßig ausgerichtet sind, sodass keine Blätter überstehen. Anschließend wird der Stapel ins Papierfach des Druckers gelegt. Wichtig dabei ist, dass die Anschläge bündig am Papierblock anliegen. Nutzt man immer dasselbe Format, muss man die Anschläge normalerweise nur einmal richtig justieren und kann das Papier später ohne Anpassungen einlegen. Es ist auch darauf zu achten, dass die maximale Stapelhöhe nicht überschritten wird. Zu diesem Zweck ist eine Markierung am Papierfach angebracht, die angibt, bis zu welcher Höhe Papier eingelegt werden darf.
Was für Druckerpapier eignet sich für das Bedrucken von Visitenkarten?
Das kommt darauf an, mit was für einem Drucker die Visitenkarten gedruckt werden. Für normale Tintenstrahl- oder Laserdrucker gibt es DIN-A4-Bögen mit vorgestanzten Visitenkarten in entsprechender Stärke (200 bis 250 g/m²), die nach dem Drucken leicht voneinander gelöst werden können. So erspart man sich das Schneiden per Hand. Nutzt man einen speziellen Visitenkartendrucker, kann man auf Visitenkartenrohlinge zurückgreifen, die schon das passende Format (85 x 54 mm) haben.
Was gibt der CIE-Wert an?
Der CIE-Wert gibt Aufschluss darüber, wie weiß ein Blatt Papier ist. Dazu muss man wissen, dass Zellstoff, der die Grundlage für Papier bildet, von Natur aus nicht weiß ist, sondern gebleicht wird, um einen bestimmten Weißegrad zu erreichen. Grund dafür ist, dass schwarze Druckschrift und Farben auf einem weißen Blatt Papier besser zur Geltung kommen als auf gräulichem oder bräunlichem Untergrund. Deswegen gilt die Weiße eines Papiers als Qualitätsmerkmal. Der CIE-Wert (CIE = Commission Internationale del’Eclairage) beschreibt, wie stark ein Blatt Papier Licht reflektiert und demzufolge, wie weiß es erscheint. Kopierpapier hat meist einen CIE-Wert zwischen 140 und 150. Im Geschäftsumfeld kommt auch Papier mit CIE-Werten von 160 bis 167 zum Einsatz, das als hochweiß eingestuft wird. Papier ab einem CIE-Wert von 167 gilt als Premium-Papier (bspw. Clairefontaine mit 172) und wird unter anderem für High-End-Grafiken und hochwertige Präsentationen genutzt. Verglichen damit ist Recycling-Papier deutlich weniger weiß. Hier rangieren die CIE-Werte meist zwischen 55 und 60. Es gibt aber auch Ausführungen, die einen höheren Weißegrad erreichen.
Kann man Druckerpapier falsch herum einlegen?
Ja. Druckerpapier hat eine Vorder- und eine Rückseite, wobei die Vorderseite zuerst bedruckt werden sollte. Grund dafür ist, dass die Blätter aus Produktionsgründen eine Vorspannung aufweisen, was zu einer Wellung führen kann, wenn sie falsch eingelegt und durch den Drucker geführt werden. Auf der Verpackung des Druckerpapiers ist daher ein Kennzeichnung aufgebracht, etwa in Form eines Pfeils oder eines Symbols, die anzeigt, wie die zuerst zu bedruckende Seite eingelegt werden soll (nach unten oder nach oben).