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Von digitalen Systemen für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle können Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren. Beide Funktionen in Kombination erlauben mehr Transparenz, Sicherheit und Planbarkeit für alle Beteiligten. Weitere Vorteile sind die simple Handhabung und ein geringerer Aufwand im Vergleich zu althergebrachten Lösungen wie Stechuhren und Stundenzetteln.

Wissenswertes über Zeiterfassungssysteme

Was sind Zeiterfassungssysteme?

Systeme zur Zeiterfassung dienen dazu, die Arbeitszeiten des Personals zu protokollieren, um daraus beispielsweise eine Abrechnung für die in diesem Zeitraum getätigten Leistungen zu erstellen. Was früher die Stempeluhr war, übernimmt heute ein elektronisches Zeiterfassungsgerät mit einem Sensor und einer Zeiterfassungssoftware.

Ein System zur Zugangskontrolle hingegen stellt sicher, dass nur solche Personen zu einem Bereich Zutritt haben, die die vorher definierten Einlassbedingungen erfüllen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Unbefugten den Betrieb stören oder sich in Gefahr bringen. Es ist in der Praxis nicht ungewöhnlich, dass Systeme zur Zeiterfassung und Zugangskontrolle kombiniert und über das gleiche System verwaltet werden.

Wie funktionieren Zeiterfassung und Zugangskontrolle?

Moderne Systeme, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter protokollieren und Zugänge verwalten, arbeiten mit einer Chipkarte oder einem Transponder und einem Lesegerät. Für die drahtlose Nahfeldkommunikation zwischen den Geräten sorgt die Technologie RFID (Radio Frequency Identification), die mit Hilfe von Radiowellen einen hinterlegten Code sendet. Dieser wird vom Sensor im Lesegerät empfangen und löst eine bestimmte Aktion aus, zum Beispiel den Start der Zeiterfassung und/oder das Öffnen einer Tür. Gesteuert wird das Ganze über eine zentrale Zeiterfassungssoftware, die eine schnelle und einfache Handhabung ermöglicht. Die Zeiterfassung stoppt, sobald der Mitarbeiter den Chip wieder an ein Lesegerät hält.

Die Programmierung der Transponder- oder der Chipkarte erfolgt über eine zentrale Software. Wenn Chips umprogrammiert werden müssen, um beispielsweise dem oder der Angestellten Zutritt zu neuen Bereichen zu gewähren, ist dies in Minutenschnelle über die Software erledigt. Falls der Chip verloren geht, lässt er sich mit wenigen Klicks sperren, um Unbefugten den Zutritt zum Gebäude zu verwehren. Früher mussten in einem solchen Fall zuweilen Schließzylinder an den Türen getauscht und neue Schlüssel verteilt werden.

Moderne Lösungen bestehen in der Regel aus einem fest montierten Lesegerät, das sich beispielsweise am Haupt- oder Personaleingang des Unternehmens befindet. Die Mitarbeiter erhalten einen handlichen, kleinen Transponder oder eine Karte, worin sich ein programmierbarer Chip befindet, der mit den Informationen des neuen Besitzers gefüttert wird und via RFID sendet. Sobald die Mitarbeiter das Gebäude betreten, halten sie die Chipkarte oder den Transponder kurz ans Lesegerät, warten ein kurzes Audiosignal oder eine Statusmeldung auf dem Display ab und sind dann angemeldet.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Ab diesem Zeitpunkt tickt die Uhr und erfasst sekundengenau die Anwesenheit des Mitarbeiters, bis der Transponder oder die Chipkarte wieder ans Lesegerät gehalten wird. Erfolgt eine Montage weiterer Geräte auch an Pausenräumen oder anderen Ausgängen, ist es möglich, Pausenzeiten zu protokollieren. Das ist für den Nachweis beim Gesetzgeber von Vorteil, ebenso wie für den Arbeitgeber selbst. So kann sichergestellt werden, dass die Angestellten die (gesetzlichen) Pausenzeiten einhalten.

Mitunter kann es zu Verunsicherung bei der Belegschaft führen, wenn in Unternehmen ein System zur Zeiterfassung eingeführt wird. Womöglich macht sich die Befürchtung breit, nach der Implementierung eines solchen Systems durch den Arbeitgeber „überwacht“ zu werden. Tatsächlich kann eine professionelle Zeiterfassung viele Vorteile für beide Seiten mit sich bringen. Der Arbeitnehmer behält zum Beispiel den Überblick über die genaue Zahl der geleisteten Arbeits- und gegebenenfalls Überstunden sowie über Urlaubs- und Krankheitstage.

Darüber hinaus ist es möglich und mitunter sinnvoll, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle miteinander zu verknüpfen. So erledigen die Beschäftigten gleich zwei Schritte auf einmal: Zum einen starten sie die Zeiterfassung, zum anderen verschaffen sie sich selbst Zutritt zur Arbeitsstätte. Die Zutrittsberechtigungen lassen sich genau für einzelne Bereiche definieren, um sicherzustellen, dass nur berechtigtes Personal Zugang zu bestimmten Räumen oder Stockwerken hat. Da die Programmierung über eine Software erfolgt, lassen sich spontane Änderungen schnell und einfach umsetzen. Das bedeutet auch, dass sich die RFID-Chips an Besucher vergeben lassen, die sich zeitlich beschränken lassen. Sollte der Besucher die Karte oder den kleinen Chip nicht abgegeben haben, stellt dieser Umstand nachträglich kein Sicherheitsrisiko dar.

Einfache Programmierung der Zeiterfassungssoftware

Eine moderne elektronische Zeiterfassung bietet weit mehr als reine Arbeitszeiterfassung. Mit ihrer Hilfe können einzelne Arbeitsschritte erfasst werden, wenn es etwa um die Auswertung konkreter Projekte geht. Die erfassten Daten und damit der Fortschritt des Projekts lassen sich jederzeit und sogar in Echtzeit beobachten. Diese Informationen sind hilfreich, wenn es darum geht, den Vorgesetzten oder dem Kunden Auskünfte über den aktuellen Projektstatus mitzuteilen. Aber auch für die Abrechnung beim Abschluss des Projekts ergibt sich ein Vorteil: Die Stunden können direkt und mit wenig Aufwand in die Berechnungen übertragen werden, was für mehr Transparenz sorgt. So sieht der Auftraggeber, für welche Aufgaben die meiste Zeit aufgewendet wurde und kann die Projektarbeit besser nachvollziehen. Für die leitenden Angestellten und Projektbeteiligten ergeben sich aus der Zeiterfassung Erfahrungswerte für künftige Projekte.
 

FAQ - häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassungs- und Zutrittkontrollsystemen

Gibt es noch andere Möglichkeiten zur elektronischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

Mittlerweile gibt es nicht mehr nur elektronische Zeiterfassungssysteme und Zugangskontrollen mit RFID-Transponder oder Chipkarte. Die RFID-basierte Technologie NFC ("Near Field Communication") lässt sogar die Verwendung des eigenen Smartphones zu. Ist im Smartphone ein NFC-Chip verbaut, kann er für die elektronische Zeiterfassung und Zugangserkennung verwendet werden. Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeiter ein entsprechendes Gerät für diese Art der mobilen Zeiterfassung besitzen, etwa ein dienstlich genutztes Smartphone.


Sind Zeiterfassungssysteme auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Zeiterfassungs- und Zutrittkontrollsysteme sind nicht nur für große Unternehmen sinnvoll, sondern auch für kleinere Betriebe. Sie sorgen dafür, dass jeder Beschäftigte seine Arbeitszeit zuverlässig erfassen kann, während der Arbeitgeber immer den Überblick behält. Auch der Schutz sensibler Bereiche innerhalb des Unternehmens ist gegeben, da sich die Zugänge flexibel und flott programmieren lassen. Moderne Arbeitszeiterfassung ist nicht teuer und kann sogar Geld sparen, weil sich die Personalabteilung nicht mehr lange mit der Auswertung von Stundenzetteln herumschlagen muss.

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