Heutige Falzmaschinen sind dank technischer Weiterentwicklungen deutlich leistungsstärker. So schaffen hochwertige Ausführungen um die 10.000 bis 15.000 Seiten pro Stunde.

Auch der Anwendungsbereich hat sich vergrößert. Falzmaschinen werden längst nicht mehr nur in Buchbindereien und Druckereien eingesetzt, um Druckbogen, Hefte oder Landkarten in großen Auflagen zu falzen, sondern kommen auch in Büros und in Unternehmen zum Einsatz, etwa zum Falzen von Prospekten, Flyern, Broschüren oder Formularen. 

Vor allem in Betrieben, die täglich viele Briefe verschicken, erweisen sich Falzmaschinen als enorm praktisch. Wer schon einmal selbst mit der Hand Briefe gefaltet hat, weiß, dass man sehr genau vorgehen muss, damit die Knickkanten gerade werden und die Anschrift auf dem Brief im Adressfenster des Umschlags erscheint.

Damit das gefaltete Papier in den Umschlag passt, muss der Falz ausgestrichen werden. Das ist auf Dauer nicht nur anstrengend für Finger und Hände, sondern birgt auch ein Verletzungsrisiko, da Papier häufig scharfe Kanten hat, an denen man sich schneiden kann.

Eine Falzmaschine nimmt einem das aufwändige Falten mit der Hand ab, was Arbeitszeit spart und der Arbeitssicherheit zuträglich ist. Abgesehen davon falzt eine Falzmaschine wesentlich genauer, als es manuell möglich wäre. 

Ob man zu einer möglichst vielseitig einsetzbaren Falzmaschine oder zu einer dedizierten Brieffalzmaschine greifen sollte, hängt vom Zweck der Falzung ab. Universelle Büro-Falzmaschinen sehen aus wie große Drucker oder Kopierer und sind meist in der Lage, auch schweres Papier zu falzen. Sie erzielen die höheren Falzgeschwindigkeiten, bieten verschiedene Falzarten, die bedarfsweise eingestellt werden können, und haben aufgrund ihres größeren Funktionsumfangs einen breiteren Anwendungsbereich. Brieffalzmaschinen falten ausschließlich Briefpapier und arbeiten meist etwas langsamer. Sie lohnen sich vor allem für kleinere Büros, die viele Postsendungen auf den Weg schicken müssen und für die eine große Falzmaschine schlicht überdimensioniert wäre. Sehr praktisch sind Kombinationsgeräte wie Falz- und Kuvertiermaschinen, die die Briefe falten und sogleich mit einem Umschlag versehen.

Die Falzgeschwindigkeit ist umso bedeutender, je mehr Papier gefalzt werden soll. Kommen täglich große Mengen zusammen, ist es ratsam, zu einem leistungsstärkeren Gerät zu greifen, das zwar mehr kostet, dafür aber weniger Zeit für die Verarbeitung braucht. Langsamere Maschinen sind meist günstiger und können für den gelegentlichen bis moderaten Bedarf ausreichend sein. 

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Anschaffung ist eine einfache Bedienung. Manche Falzmaschinen verfügen über LC-Displays und Tasten, andere haben moderne Touchscreens. Besser ausgestattete Modelle bieten nützliche Features wie eine automatische Formaterkennung, eine Testlauf-Funktion und eine automatische Abschaltung. Eine Fehler- und Papierstauanzeige, die Tipps zur Problembehebung bereithält, ist ebenfalls vorteilhaft. Für eine einfache Wartung und Pflege erweist es sich als praktisch, wenn sich die Falzrollen unkompliziert aus der Maschine herausnehmen lassen.