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Ratgeber
Effektive Kommunikation ist im heutigen Geschäftsalltag der Schlüssel zum Erfolg von Unternehmen. Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. E-Mails, Instant Messaging und Videoanrufe haben traditionelle Kommunikationsformen wie das Telefonieren ergänzt. Doch gerade für Besprechungen mit mehreren Teilnehmern, bei denen ein intensiver Austausch von Ideen und Informationen stattfindet, ist das Konferenztelefon nach wie vor ein unverzichtbares Werkzeug.
Konferenztelefone bieten eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner an einem virtuellen Tisch zusammenzubringen. Unabhängig davon, ob Sie in einem großen Unternehmen tätig sind oder ein kleines Start-up leiten, ein gut ausgestatteter Konferenzraum kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, Reisekosten zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
In unserem Ratgeber erklären wir, welche verschiedenen Arten von Konferenztelefonen es gibt, worauf Sie beim Kauf achten sollten und wie Sie Ihr Konferenzsystem optimal in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren können.
Ein Konferenztelefon ist ein Telefon, das speziell für Telefonkonferenzen konzipiert ist. Von einer Telefonkonferenz spricht man, sobald mindestens drei Gesprächsteilnehmer oder -teilnehmerinnen zusammengeschaltet werden (wobei erst ab vier Teilnehmenden eine Konferenzschaltung nötig ist). Theoretisch lassen sich auch mit jeder anderen Art von Telefon Konferenzen realisieren, ein Konferenztelefon eignet sich aufgrund seiner Ausstattung und seines Funktionsumfangs jedoch besonders gut dafür. Es umfasst Mikrofone und Lautsprecher, so dass sich mehrere Leute um das Telefon herum setzen und am Telefonat teilnehmen können. Alle Menschen im Raum hören die Personen am anderen Ende der Leitung und haben die Möglichkeit, selbst zu sprechen. Die Mikrofone sind entweder direkt in das Konferenztelefon integriert oder werden extern angeschlossen. Einen Telefonhörer haben klassische Konferenztelefone nicht. Stattdessen ist die Lautsprecherfunktion essenziell. Damit alle Stimmen klar und deutlich zu verstehen sind, werden Hintergrundgeräusche automatisch unterdrückt.
Die klassische Form des Konferenztelefons ist die sogenannte Konferenzspinne. Ihr Markenzeichen ist ihr flaches Äußeres, das mehr oder weniger an eine Spinne erinnert. Konferenzspinnen haben oftmals mehrere "Beine", in denen Mikrofone und Lautsprecher verbaut sind. Somit kann der Ton aus mehreren Richtungen aufgenommen und in mehrere Richtungen ausgegeben werden. Üblicherweise platziert man eine Konferenzspinne zentral auf einem Tisch, um den sich die Gesprächsteilnehmenden herumsetzen. So ist sichergestellt, dass alle mitreden und zuhören können. Durch die sogenannte Voll-Duplex-Technologie erfolgt die Kommunikation über zwei getrennte Kanäle, was es ermöglicht, gleichzeitig zu hören und zu sprechen. So gehen keine Informationen verloren, wenn die Personen vor Ort und die Personen am anderen der Leitung zum selben Zeitpunkt reden. Je nach Reichweite der Mikrofone kann eine Konferenzspinne in kleinen Meeting-Räumen oder größeren Konferenzräumen eingesetzt werden. Viele Hersteller geben an, für wie viele Personen sich ihr Gerät eignet. Manche sind nur für maximal 6 Personen ausgelegt, andere für mehr als 30.
Zur Bedienung sind Konferenztelefone entweder mit einer Zehnertastatur und beleuchtetem Display oder mit einem Touchscreen ausgestattet. Manche Modelle haben zudem ein integriertes Bluetooth-Modul, über das bei Bedarf ein kompatibles Headset angeschlossen werden kann. Darüber hinaus bieten einige Telefone die Möglichkeit, Gespräche aufzuzeichnen, wenn eine SD-Karte eingesteckt ist.
Konferenzspinnen nutzen unterschiedliche Übertragungsstandards. Es gibt Geräte für analoge Telefonanschlüsse sowie für VoIP-Telefone (VoiP = Voice over IP), die per WLAN mit einem Router und darüber mit dem Festnetz verbunden werden. Hier erfolgt die Datenübertragung komplett digital. Manche Modelle verwenden DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Sie haben kabellose Mikrofone, die sich frei im Raum positionieren lassen. DECT ist ein Funkstandard, der eine schnurlose Kommunikation ermöglicht und den Grundstein für die heutigen Standardfestnetztelefone mit Basistation und kabellosem Telefon gelegt hat.
Weitere Konferenzsysteme
Für Konferenzen im kleinen Rahmen sind häufig auch sogenannte Business-Phones geeignet. Dabei handelt es sich um Tischtelefone, die in der Regel über ein farbiges LC-Display verfügen, über das schnell auf gespeicherte Kontakte zugegriffen werden kann. Ein Business-Phone wird durch eine leistungsstarke Freisprecheinrichtung zu einem vollwertigen Konferenztelefon. Geeignet ist so ein Modell eher für kleine Konferenzräume mit wenigen Teilnehmenden. Manche Geräte sind zugleich Videotelefone, womit Videokonferenzen möglich sind.
Eine praktische Alternative beziehungsweise Ergänzung zu einem Konferenztelefon stellen Konferenzlautsprecher dar. Darunter versteht man kompakte Lautsprecher, bei denen eine Freisprecheinrichtung integriert ist. Sie passen in jede Tasche und können einfach per USB oder Bluetooth mit einem Computer, Smartphone oder Tablet gekoppelt werden.
Das Angebot an Konferenztelefon-Zubehör ist umfangreich. So gibt es beispielsweise eine breite Auswahl an Zusatzmikrofonen, die es ermöglichen, noch mehr Personen vor Ort an der Telefonkonferenz teilnehmen zu lassen. Ebenfalls sind externe Konferenzlautsprecher erhältlich. Weitere wichtige Zubehörteile sind passende Kabel zum Anschluss der Mikrofone und Lautsprecher, sofern die Verbindung nicht kabellos per Bluetooth erfolgt. Des Weiteren bietet der Markt Montagekits. Damit können Audiokonferenzsysteme platzsparend im Besprechungsraum untergebracht und fest installiert werden. So ist sichergestellt, dass die Hardware stets optimal positioniert ist, damit alle Anwesenden im Raum die Personen am anderen Ende der Leitung gut verstehen können und selbst gut zu hören sind.
Wichtig bei der Auswahl eines Konferenztelefons ist zunächst einmal, dass es mit Ihrer Telefonanlage kompatibel ist. Haben Sie einen analogen Anschluss oder telefonieren Sie per Voice over IP? Davon hängt ab, welche Art von Telefon Sie nutzen können. Des Weiteren ist zu überlegen, für welche Raumgröße und für wie viele Personen das Konferenztelefon ausgelegt sein soll. In dem Zusammenhang sind die Anzahl an Mikrofonen und Lautsprechern sowie deren Leistung entscheidend. Geräte mit integrierten oder kabelgebundenen Mikrofonen bieten etwas weniger Flexibilität, was das Aufstellen und den Abdeckungsbereich betrifft. Hier können Konferenztelefone mit kabellosen Mikrofonen, die sich frei im Raum platzieren lassen, die bessere Wahl sein. Darüber hinaus kann die potenzielle Erweiterbarkeit des Konferenztelefons ein relevantes Kaufkriterium sein.
Konferenztelefone weisen außerdem Unterschiede hinsichtlich der Sprach- bzw. Tonqualität auf, sowohl die Wiedergabe als auch die Aufnahme betreffend. Begrifflichkeiten wie HD Voice sollen darauf hinweisen, dass ein Gerät eine hohe Klangqualität bietet. Von Vorteil ist es, wenn das Telefon eine Geräusch- oder Rauschunterdrückung bietet, um Störgeräusche aus der Umgebung möglichst auszublenden.
Des Weiteren sind die Art der Bedienung (Tastenfeld oder Touchscreen) und die Anschluss- beziehungsweise Verbindungsmöglichkeiten in den Blick zu nehmen. So bieten Konferenztelefone vereinzelt Bluetooth und/oder USB, um so etwa mit einem Computer oder Mobilgerät verbunden werden zu können. Möchten Sie Besprechungen aufzeichnen, geht das aber auch einfach mit einer SD-Karte, sofern das Telefon über einen entsprechenden Slot verfügt. Apropos Speichern: Natürlich bieten Konferenztelefone auch eine Telefonbuchfunktion, so dass sich Nummern einspeichern lassen. Wie viele Einträge maximal möglich sind, variiert je nach Modell.
Mit einem Konferenztelefon können Sie eine Audiokonferenz zwischen drei Telefonen einrichten, ohne sich dafür an den Telekommunikationsdienstleister wenden zu müssen. Dazu rufen Sie einfach die erste Rufnummer an, drücken anschließend die "Hold"- oder Rückfragetaste, rufen die zweite Rufnummer an und drücken dann die Konferenztaste, um die Telefonate zusammenzuführen. Für Konferenzen mit mehr als drei Telefonen oder mit einem Telefon ohne eigene Konferenzfunktion müssen Sie sich bei einem Telefonkonferenzanbieter anmelden. Der legt für Sie einen Raum mit individueller Einwahlnummer und einem eigenen PIN-Code an. Um eine Konferenz zu starten, wählen Sie und mindestens ein weiterer Teilnehmer oder eine weitere Teilnehmerin die Einwahlnummer und geben den PIN-Code ein, sobald die Aufforderung dazu erfolgt. Dann werden Sie miteinander verbunden.
Warum sollte ich ein Konferenztelefon wählen?
Ein Konferenztelefon eignet sich gut für Meetings, in denen sich Gruppen vor Ort mit Personen von außen verständigen müssen. Alle Teilnehmenden können sich austauschen und hören, was am anderen Ende gesagt wird, so dass eine optimale Informationsgrundlage gegeben ist.
Können mit einem Konferenztelefon mehrere Personen an einem Gespräch teilnehmen?
Ja, sowohl vor Ort (dank mehrerer Lautsprecher sowie Mikrofone) als auch über die Telefonleitung. Letzteres ist allerdings auch mit jeder anderen Art von Telefon möglich, bedarf aber schon ab drei miteinander verbundenen Telefonen eines Konferenzraums bei einem Telefonkonferenzanbieter, wenn Sie ein Telefon ohne Konferenzfunktion nutzen.
Lässt sich ein Headset an ein Konferenztelefon anschließen?
Wenn ein entsprechender Anschluss vorhanden ist oder Headset und Telefon Bluetooth unterstützen, können Sie die Geräte miteinander verbinden.