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Ratgeber
Um sensible oder vertrauliche Dokumente zu vernichten, werden Papierschredder eingesetzt. Diese Aktenvernichter können unterschiedliche Schneidetechniken und verschiedene Sicherheitsstufen besitzen, daher entstehen häufig Fragen wie: Worauf muss man bei der Benutzung von Papierschreddern achten?
Die wichtigsten Informationen rund um Schredder erhalten Sie in unserem Ratgeber.
Ein Papierschredder ist ein Gerät, das verwendet wird, um überwiegend Papierdokumente sicher zu zerkleinern und auf diese Weise unlesbar zu machen. Der Aktenvernichter verfügt dafür über scharfe Schneidemesser oder Schredderwalzen, die das Papier in Streifen, Kreuzschnitte oder Partikel zerteilen. Hauptzweck ist es, vertrauliche Informationen zu schützen und Identitätsdiebstahl vorzubeugen.
Viele Modelle verfügen über zusätzliche Komfortfunktionen, wie einen Rücklauf, damit das Schneidwerk verkantete Blätter wieder hinausbefördert.
Praktisch sind auch eine Sicherheitsklappe sowie eine Füllstandsanzeige. Letztere gibt an, wie viele Blätter noch vor der Entleerung des Behälters geschreddert werden dürfen.
Was kann man mit Aktenvernichtern und Papierschreddern vernichten?
Überwiegend werden bedruckte Blätter zerstört. Im Privat- und Geschäftskontext geht es um folgende Papiere:
- Kundendaten, die im Sinne des Datenschutzes vernichtet werden sollen
- Geschäftsdokumente wie Verträge und Finanzunterlagen
- Patientendaten in Kliniken und Arztpraxen
- persönliche Daten wie Bankauszüge, Versicherungsdokumente, Briefe
Viele Aktenvernichter sind zudem in der Lage, dünne Kunststoffe zu zerkleinern und können daher auch für CDs und DVDs mit sensiblen Daten oder Kreditkarten, Personalausweise und Reisepässe genutzt werden.
Tipp: Leistungsstarke Modelle können auch Büro- und Heftklammern zerkleinern, sodass diese vorab nicht entfernt werden müssen.
Der Aktenvernichter besitzt einen Einführungsschacht, in den Blätter gesteckt werden. Sobald das Gerät eingeschaltet ist, zieht entweder ein Motor das Papier über eine Messerwelle mit scharfen Schneidemessern oder der Betrieb erfolgt per Handkurbel.
In welcher Form die Blätter im Anschluss im Papierkorb des Gerätes landen, hängt von der Schnittart ab.
Welche Arten von Papierschreddern gibt es?
Wird nach der Art des Schredderns unterschieden, sind drei Formen weit verbreitet:
Streifenschnitt-Schredder
Sie schneiden Blätter in lange Streifen (Strip-Cut) und sind bei Privatpersonen beliebt. Mit vergleichsweise günstigen Kosten geht allerdings eine niedrigere Sicherheitsstufe einher, da die Streifen relativ einfach wieder zusammengesetzt werden könnten.
Kreuzschnitt-Schredder
Fällt die Wahl auf ein Modell mit Cross-Cut, wird das Papier sowohl längs als auch quer geteilt. Aus dem Blatt entstehen so kleine Quadrate oder Rechtecke. Die Schnittgröße variiert je nach Modell, doch insgesamt bieten diese Aktenvernichter eine höhere Sicherheitsstufe.
Partikelschnitt-Schredder
Wer ein Gerät mit hoher Sicherheitsstufe sucht, wählt Modelle mit Partikelschnitt. Hier wird jedes Blatt in kleinste Partikel von beispielsweise 4 x 40 Millimeter zerkleinert. Die höchste Sicherheitsstufe entsteht bei einem Microschnitt, der Partikel von weniger als 2 x 15 Millimeter entstehen lässt.
Sicherheitsstufen und Schutzklassen geben nach DIN 66399 an, wie fein die Blätter zerkleinert werden. Privatpersonen haben hier die freie Wahl, doch Unternehmen und öffentliche Stellen müssen verschiedene Mindestanforderungen nach DIN 66399 erfüllen, wenn sie Dokumente vernichten.
Zur groben Einteilung gibt es zunächst die Schutzklassen 1 bis 3. In Klasse 1 für Dokumente mit normalem Schutzbedarf fallen die Sicherheitsstufen P-1 bis P-3. Klasse 2 deckt die Stufen P-3 bis P-5 für den erhöhten Schutzbedarf ab und Schutzklasse 3 (Stufen P-4 bis P-7) gilt für Papiere, deren Offenlegung schwerwiegende Auswirkungen haben könnte.
Ein Blick ins Detail:
| Sicherheitsstufe | Eigenschaften |
|---|---|
| P1 |
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| P2 |
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| P3 |
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| P4 |
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| P5 |
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| P6 |
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| P7 |
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Gut zu wissen:
Der Buchstabe P steht in diesem Kontext für Papier. Andere Materialien sind Folie (F), CD und DVD (O für optische Datenträger), magnetische Datenträger (T), Festplatten (H), USB-Sticks und Chipkarten (E für elektronische Datenträger).
Wieso brauche ich einen Papierschredder?
Privatpersonen können das Risiko für den Daten- und Identitätsdiebstahl senken. Unternehmen müssen Daten nach gesetzlichen Vorgaben vernichten:
- um die DIN Norm 66399 zu erfüllen
- um die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu erfüllen
- um das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) zu erfüllen
Wichtig: Auch im Home-Office kann es ratsam sein, Mitarbeitern einen Aktenvernichter zu stellen.
Wie viel Fassungsvermögen hat ein Papierschredder?
Kleine Auffangkörbe können ab einem Liter, größere Körbe oft 20 Liter fassen. In Großunternehmen genutzte Modelle bieten auch Auffangbehälter von 100 bis 150 Liter Fassungsvermögen.
Wie lange können Papierschredder am Stück laufen?
Die maximale Betriebsdauer unterscheidet sich stark von Modell zu Modell. Günstige Geräte dürfen nicht länger als zwei bis zehn Minuten laufen, sonst überhitzen sie. Hochwertige Aktenvernichter erreichen bis zu 30 Minuten und Profi-Geräte mit integriertem Kühlsystem auch 60 Minuten und mehr.
Müssen Papierschredder gewartet oder geschärft werden?
Ein Schärfen der Messer ist nicht nötig, doch eine regelmäßige Pflege durch Öl ist wichtig, da die gegeneinander laufenden Messer sonst verschleißen.
Welches Zubehör gibt es für Aktenvernichter?
Modelle ohne Auffangbehälter können durch Körbe und Auffangbeutel ergänzt werden. Ein wichtiges Zubehör ist zudem Schredder-Öl. Das Öl kann entweder in kleinen Flaschen zum Selbstauftragen genutzt werden, oder wird als Öl-Blätter angeboten.
Wofür wird Aktenvernichteröl verwendet?
Öl-Blätter werden wie normales Papier in den laufenden Schredder geschoben und verteilen so ihr Pflegeöl über den Schneidemessern. Öl zum Selbstauftragen ist etwas umständlicher in der Anwendung, sorgt aber ebenfalls für die Pflege der Schneidewerkzeuge.