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    Ratgeber

    Scanner » Datenübertragung von Papierform zu digital

    Was früher nur im Copy-Shop möglich war, ist heute für Privathaushalt und Firmen eine Selbstverständlichkeit: Scannen.

    Entsprechende Geräte erlauben eine schnelle Übertragung der gescannten Papiere in eine digitale Form. Doch nicht nur Dokumentenscanner sind im Einsatz. Welche Scanner Arten es gibt und auf welche Kriterien es beim Kauf zu achten gilt, erfahren Sie im Ratgeber.



    Was ist ein Scanner?

    Bei Scannern handelt es sich um Geräte, die physische Dokumente abtasten können. Text auf einem Blatt Papier, oder auch Grafiken und Fotos, werden systematisch von Sensoren erfasst.

    Die beim Scannen gesammelten Informationen werden in ein digitales Format übertragen. Auf diese Weise können die Daten direkt an einen PC, ein Smartphone und andere Geräte übertragen werden.

    Je nach genutzter Software kann das gescannte Dokument am Computer bearbeitet und weiter dupliziert werden. Ist vorab die Umwandlung in PDF-Format gewünscht, ist häufig auch das möglich.

    Moderne Scanner sind zudem oft mit Zusatzfunktionen ausgestattet und können über eine Anbindung ans Internet das eingescannte Dokument direkt in eine Cloud hochladen oder per E-Mail versenden. Verkaufen Hersteller ihre Scanner mit einer App, können Nutzerinnen und Nutzer die Geräte auch über das Smartphone steuern.



    Home Office » Was es zu beachten gilt

    Für manche Unternehmen kein Problem, da Heimarbeit ein Teil der Unternehmenskultur ist. Andere Firmen hingegen stehen vor einer großen Aufgabe und müssen zunächst einmal die Infrastruktur schaffen, die ein voll funktionsfähiges Arbeiten von daheim möglich macht. Dazu sind auch verschiedene formelle Aspekte zu beachten, beispielsweise was das Arbeitsrecht oder den Datenschutz angeht.



    Wie funktioniert das Scannen?

    Egal welcher Scanner Typ im Einsatz ist, alle Geräte besitzen einen Scankopf. Dieser sendet Lichtsignale aus, um das physische Dokument abzutasten. Der Tastvorgang nimmt je nach Dokumentengröße, Komplexität und Hochwertigkeit des Scanners eine unterschiedlich lange Zeit in Anspruch.

    Die Lichtsignale werden vom Untergrund reflektiert und geben dem Scanner damit unterschiedliche Informationen zurück. Wird ein Schwarz-Weiß-Scan angefordert, verarbeitet das Gerät die Intensität des reflektierten Lichtes. Bereiche der Vorlage, die wenig Licht zurücksenden, werden auf der digitalen Vorschau dunkler angezeigt. So entstehen Buchstaben oder Schwarz-Weiß-Bilder.

    Für Farbscans ist der technische Aufwand größer. Hier kommt die sogenannte Single-Pass-Technologie zum Einsatz. Der Scankopf benötigt dafür spezielle Farbfilter, um die Farben der analogen Vorlage erfassen zu können. Der eigentliche Scan funktioniert wie beim Graustufen-Scannen.

    Glasplatte des Scanners (Flachbett) (1); Spiegel (2); Prisma (3); Analog-Digital-Wandler (A/D-Wandler) (4); Zeilensensor (Halbleiterdetektor) (5); Stablinse (6);  Scankopf (Licht) (7);  Analoge Vorlage (z.B. Foto, Buch) (8)



    Welche Scanner Arten gibt es?

    Ob Sie Desktop-Scanner im Büro, mobile Scanner im Home-Office oder Handgeräte im Logistiklager nutzen wollen: Für alle Business-Bereiche gibt es die passenden Geräte. 

    Ob Sie Dokumente vor dem Verblassen bewahren, platzsparend aufheben oder bequem weiterleiten möchten: Es gibt verschiedene Scanner Typen für unterschiedliche Anwendungsbereiche. Wir stellen Ihnen die wichtigsten vor:


    Dokumentenscanner

    Sobald häufiger Unterlagen eingescannt werden sollen, sind Dokumentenscanner die erste Wahl. Viele lassen sich auf verschiedene Formate einstellen, sodass nicht nur Papier in A4 und A5, sondern auch Visitenkarten, Rezepte, Rechnungen etc. eingescannt werden können.

    Die Geräte gibt es in verschiedenen Preisklassen. Vor allem die Scangeschwindigkeit hebt Business-Modelle von einfachen Dokumentenscannern ab. Die günstigen Geräte für Privathaushalte schaffen oft nur drei Textseiten oder 10 Bilder pro Minute. Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscanner sind in der Lage, bis zu 85 Textseiten und 170 Bilder pro Minute zu scannen

    Gut zu wissen: 

    Hohe Geschwindigkeiten entstehen dank Duplex, da Vorder- und Rückseite zugleich gescannt werden.


    Flachbettscanner

    Liegt das Hauptaugenmerk nicht nur auf Dokumenten, lohnt sich die Investition in Flachbettscanner. Sie können ebenfalls Dokumente scannen, sind darüber hinaus für Buchrücken optimiert und bieten häufig die Option des Farbscannnens für Bilder und Fotos.

    Legen Sie großen Wert auf eine hohe Farbtiefe und die beste optische Auflösung, sollten Sie in ein Modell mit CCD-Sensoren investieren. Mit ihnen wird der Scan besonders lichtempfindlich, sodass exaktere Ergebnisse möglich sind.


    Barcode-Scanner und MDE-Geräte

    Sie sind in der Logistik sowie im Handel unverzichtbar. Barcode-Scanner können entweder kabelgebunden oder als mobile Scanner mit Ladestation genutzt werden. Erstere werden auch Desktop-Scanner genannt und beispielsweise an stationären Kassensystemen genutzt. Handmodelle sind mobil im Einsatz, wenn etwa im Lager der Bestand verwaltet wird. Beide Modelle dienen dem Ein- und Auslesen von Codes.

    Codes können eindimensional sein und als Strichcodes auf Büchern, Verpackungen und Eintrittskarten auftreten. Für diese Barcodes müssen Scanner entweder CCD-Sensoren oder eine Lasertechnologie nutzen. Darüber hinaus gibt es die zweidimensionalen QR-Codes. Auch sie werden vermehrt genutzt, um Tickets zu überprüfen oder weitere Informationen abrufbar zu machen. Um QR-Codes zu lesen, sind Modelle mit Image- oder Kamera-Technologie notwendig.

    Sollen im Vertriebs- und Außendienst alle Daten unabhängig von Stromanschluss und Computer erfasst werden, kommen MDE-Geräte zum Einsatz. Sie können im Regelfall auch Barcode und QR-Code lesen.


    Fotoscanner und Diascanner

    Fotoscanner und Diascanner sind ideal, um alte Familienerinnerungen zu digitalisieren und dabei störende Elemente, wie etwa Kratzer, via Software zu entfernen. Hier empfehlen sich Modelle mit Vorschau-Funktion, sodass Sie sehen können, wie korrigierte Versionen nach dem Speichern aussehen würden.

    Sollen Fotodrucke eingescannt werden, sollte der Scanner eine optische Auflösung von mindestens 300 dpi (dots per inch) bieten. Besser sind Werte zwischen 600 und 1.200 dpi. Dias benötigen ebenso wie Negative eine viel höhere Auflösung: Zwischen 1.600 und 7.000 dpi sind hier ideal.


    Smartpens

    Eine weitere Untergruppe bilden Smartpens. Sie sehen aus wie Stifte und können auch wie solche über Papier geführt werden. Dabei scannen sie den jeweiligen Textausschnitt und senden ihn an ein Endgerät.



    Welche Eigenschaften sind wichtig?

    Die optische Auflösung gilt oft als wichtigste Eigenschaft. Sie zeigt an, mit welcher Genauigkeit die Vorlage abgetastet wird. Je exakter die Darstellung sein soll, desto mehr dpi muss der Scankopf erbringen. Für Textdokumente können bereits 300 dpi ausreichen.

    Wichtig ist zudem eine angemessene Farbtiefe. Für die private Nutzung genügen 24 Bit. Für den Business-Bereich sollten es 36 bis 48 Bit sein.

    Achten Sie zudem auf die vorgegebenen Anschlussarten. Die meisten Modelle bieten eine USB-Schnittstelle (USB 2.0) und können via USB-Kabel mit allen passenden Endgeräten verbunden werden. Auch WLAN und Bluetooth sind als kabellose Übertragungswege möglich

    Praxistipp:

    Praktisch sind ferner Eigenschaften wie Duplex-Druck und ein automatischer Dokumenteneinzug.

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