Home Office: Effizienz und produktiv im Büro, Home Office und unterwegs
Aktualisiert: 27.06.2024 | Lesedauer: 12 Minuten
Home Office ist heute in Deutschland fest in der Arbeitswelt verankert. In fast allen Branchen setzen Unternehmen zunehmend auf hybride Arbeitsmodelle. Dabei können einige oder alle Beschäftigten bedarfsorientiert wählen, wie sie ihre Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Die Kombination von Büropräsenz und Home Office gilt als zukunftsweisend, da sie auf eine hohe Akzeptanz bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern stößt und Firmen produktiv macht. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche formalen und technischen Rahmenbedingungen für die Heimarbeit relevant sind und wie Sie ein funktionierendes Arbeiten von zu Hause aus sicherstellen.
Home Office: Standard für 25 Prozent der Beschäftigten
Regelmäßiges Arbeiten im Homeoffice ist mittlerweile für konstant gut 25 Prozent der Beschäftigten und rund 70 Prozent der Unternehmen zum Standard geworden, hat das Ifo-Institut für Wirtschaftsforschung ermittelt. Wie genau ein hybrides Arbeitsumfeld aussieht, hängt von der Unternehmensstrategie ab.
Ein hybrider Arbeitsplatz kann überwiegend remote organisiert sein oder er setzt primär auf Präsenz vor Ort, wobei nur einzelne Teams von zu Hause aus oder ortsunabhängig arbeiten. Viele Unternehmen setzen auf feste Präsenztage für die persönliche Zusammenarbeit und Home Office an den übrigen Tagen. Die Bereitschaft der Beschäftigten, von zu Hause aus zu arbeiten, ist insgesamt hoch.
Wie Sie das Verhältnis von Präsenz- und Remote-Arbeit in Ihrem Unternehmen gewichten, hängt von den betrieblichen Erfordernissen und den Wünschen der Mitarbeitenden ab. Am besten machen Sie das Home Office zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivität und Zusammenarbeit.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Home Office
Die rechtlichen Eckpfeiler sind klar: Wo Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitsleistung erbringen, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Ein Rechtsanspruch auf Arbeit im Home Office besteht grundsätzlich nicht.
Immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer möchten jedoch flexibel zwischen Büro und Home Office wählen können. Sie haben festgestellt, dass mehr Flexibilität als der traditionelle 9-to-5-Tag für sie besser funktioniert. Feste Arbeitszeiten werden als störend für die Work-Life-Balance empfunden. Ohne Home-Office-Option ist es für Unternehmen daher oft schwierig, offene Stellen zu besetzen. „Ohne Home Office keine Bewerber“, bringen es Personalabteilungen auf den Punkt.
Das Home Office als Arbeitsplatz setzt die Zustimmung des Arbeitnehmers voraus. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer also nicht einfach ins Home Office schicken, wenn diese Möglichkeit nicht vertraglich geregelt ist. Er kann eine Home-Office-Regelung in den meisten Fällen auch nicht einseitig einführen oder gar erzwingen. Eine entsprechende Vereinbarung kann Bestandteil des Arbeitsvertrags sein oder in einer gesonderten Vereinbarung geregelt werden, zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag.
Gut zu wissen: Die Regelungen zum Home Office müssen nicht zwingend schriftlich festgehalten werden. Allerdings ist es mit Blick auf Klarheit für alle Beteiligten empfehlenswert.
Erfassen Sie die Arbeitszeit: Das wegweisende Urteil des Bundesarbeitsgerichts stellt klar, dass Unternehmen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung unterliegen. Jeder Arbeitgeber muss ein ausreichendes System zur Arbeitszeiterfassung einrichten. Und im Home Office (Telearbeit) gelten die gleichen Regeln für die Zeiterfassung wie am Büroarbeitsplatz. Arbeitgeber und Vorgesetzte müssen sich also mit der korrekten Erfassung der Arbeitszeit an wechselnden Arbeitsorten auseinandersetzen.
Tipp: Das Homeoffice ist kein Bildschirmarbeitsplatz für kranke Arbeitnehmer. Es gilt der Grundsatz „krank ist krank“: Ist ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig, darf der Arbeitgeber ihn nicht zwingen, krankgeschrieben im Home Office zu arbeiten. Da eine Krankschreibung kein Arbeitsverbot darstellt, können Arbeitnehmer trotz Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf freiwilliger Basis von zu Hause aus arbeiten.
1. Arbeitsschutz
Die ergonomischen, gesundheitsfördernden Ansprüche an das Arbeitsumfeld im Unternehmen gelten natürlich für das Büro zuhause genauso. In der Arbeitsstättenverordnung ist festgelegt, wie solch ein Platz auszusehen hat, wie groß das Zimmer, wie hoch der Schreibtisch und wie groß der Monitor sein muss.
2. Unfallversicherung
Unfälle, die innerhalb des Firmengeländes geschehen, sind in der Regel von der gesetzlichen Unfallversicherung gedeckt. Doch was passiert in den eigenen vier Wänden? Wann zählt es noch als Arbeitsunfall, wann nicht mehr? Muss die Unfallversicherung beispielsweise einspringen, wenn der Mitarbeiter auf dem Weg von seinem heimischen Schreibtisch in die Küche die Treppe herunterstürzt? Im Home Office ist dies schwer zu definieren, da die Grenzen zwischen Privatleben und Beruf oftmals verschwimmen. Am besten ist es daher, beide Lebensbereiche klar abzugrenzen. Wenn der Unfall also bei einem beruflichen Telefonat geschieht, wird er als Arbeitsunfall eingestuft. Verbrüht man sich beim Kaffee kochen in der Küche die Hand, wird die gesetzliche Unfallversicherung wohl nicht einspringen. Am Ende wird in jedem Einzelfall entschieden, da es auf die genauen Umstände des Unfalls ankommt.
3. Datenschutz
Wenn es um sensible Daten geht ist besondere Sorgfalt geboten. Denn die Regelungen des Datenschutzes müssen auch im Home Office eingehalten werden. Das bedeutet, dass das Arbeitszimmer einen abschließbaren Schrank haben muss, in dem Dokumente in Papierform gelagert werden können. Auch das Zimmer selbst muss abschließbar sein. Der Arbeitgeber kann seinen Angestellten jedoch ebenso untersagen, sensible Daten nach Hause zu nehmen. Zudem kann er anordnen, dass die Gerätschaften ausschließlich für den beruflichen Gebrauch zu nutzen sind. Das Abrufen privater Mails und Surfen ist untersagt. Wie es mit digitalen Daten aussieht, muss jede Firma mit ihrer IT prüfen, denn es kommt darauf an, um welche Daten es sich handelt und wie die Infrastruktur des Unternehmens aufgebaut ist.
Tipp:
Im Arbeitsschutzgesetz ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verankert. Sie gilt auch für mobile Beschäftigte, Telearbeit und das Home Office. Das Arbeitsrecht schreibt eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes vor, deren Ziel die Verhütung von Arbeitsunfällen ist. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss im Rahmen seiner Gefährdungsbeurteilung auch die Arbeit am häuslichen Arbeitsplatz berücksichtigen. Dabei sind technische, organisatorische und arbeitszeitliche Faktoren zu berücksichtigen.
Produktives Arbeiten im Home Office hängt stark von der Technik am Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ab. Viele Unternehmen können das Potenzial ihrer Mitarbeitenden im Home Office nicht ausschöpfen, weil die verwendeten Endgeräte, das Zubehör, die digitalen Plattformen oder alles zusammen nicht passen. Das hindert die Unternehmen daran, effizienter, innovativer und erfolgreicher zu werden.
Faustregel: Achten Sie auf eine gute Ausstattung – nur so können Sie die Möglichkeiten von Heimarbeitsplätzen in vollem Umfang ausschöpfen. Entweder stellt das Unternehmen den Mitarbeitern einen entsprechend konfigurierten Rechner – meist ein Notebook – zur Verfügung und administriert diesen, oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
COBO- oder COPE-Strategie
Stellt das Unternehmen die Hard- und Software, sind zwei Modelle möglich: Bei der COBO-Strategie (Corporate Owned, Business Only) erhält der Arbeitnehmer ein firmeneigenes Gerät, das er ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen darf. Beim COPE-Modell (Corporate Owned, Personally Enabled) darf der Mitarbeitende den Firmen-Laptop auch privat nutzen.
BYOD (Bring Your Own Device)
Im Rahmen von BYOD-Modellen nutzen Beschäftigte ihre privaten Geräte auch beruflich. Hierbei werden geschäftliche und oft sicherheitsrelevante Daten auf dem Gerät gespeichert. Im Hinblick auf Datenschutz und Compliance ist es daher wichtig, ein schlüssiges Sicherheitskonzept zu entwickeln.
Tipp:
Unabhängig vom verwendeten Modell ist ein sicherer Zugriffsschutz, möglichst mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, dringend zu empfehlen. Achten Sie außerdem auf eine klare technische Trennung von privaten und geschäftlichen Daten.
Home Office: Welche technische Ausstattung ist sinnvoll?
Ein schlecht ausgestatteter Heimarbeitsplatz kostet Zeit und mindert die Produktivität. Er kann sogar die Gesundheit beeinträchtigen. Deshalb ist es wichtig, nicht am falschen Ende zu sparen. Das Notebook ist das Herzstück der technischen Home-Office-Ausstattung. Besonders empfehlenswert sind Business Laptops. Je nach Aufgabenstellung sind folgende Hardware-Komponenten erforderlich:
Technische Herausforderungen im Home Office lösen
Ob der sichere Zugriff auf geschützte Dateien, die Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten oder die Nutzung von IP-Telefonen und Softphone-Apps: Die technische Ausstattung entscheidet über die optimale digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Hier drei Aspekte, die es zu beachten gilt.
Teamarbeit sicherstellen
Kommen Ihre Beschäftigten im Home Office an ihre Mails, haben sie Zugriff auf Dokumente und Anwendungen und können sie gemeinsam mit Kollegen an Projekten arbeiten? Falls noch nicht geschehen, richten Sie entsprechende Konten, Zugänge und Zugriffsberechtigungen ein und überwachen Sie diese. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ein- und ausgehende Telefonate unter ihrer Büronummer führen können.
Lücken beim Zubehör im Home Office vermeiden
Ein oft vernachlässigter Punkt bei der Zusammenarbeit aus dem Home Office sind die Peripheriegeräte und das Zubehör. Häufig leidet die Effizienz, weil zum Beispiel hochwertige Headsets und Webcams fehlen, um Bild und Ton in Videobesprechungen in beiden Richtungen optimal zu übertragen. Oder Notebooks können ihre Flexibilität nicht ausspielen, weil keine Dockingstation verfügbar ist. Sie kann den mobilen Rechner in die festen Strukturen eines Büros integrieren.
WLAN-Reichweite sicherstellen
Ist die Funkstrecke zwischen dem WLAN-Router und Home-Office-Arbeitsplatz zu groß oder gibt es Störquellen, sinken die Datenrate und Stabilität der Verbindung. Ein wirksames Mittel, um Funklöcher einfach und dauerhaft zu beseitigen, sind WLAN-Repeater mit Mesh-Funktion.
Wer trägt die Kosten für das Home Office?
Grundsätzlich trifft den Arbeitgeber die Pflicht, dem Mitarbeitenden die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen und die Kosten dafür zu tragen. Diese Pflicht gilt sowohl im Betrieb als auch im Home-Office. Dazu gehören auch die Kommunikationskosten für Internet und Telefon.
Inwieweit der Arbeitgeber darüber hinaus weitere Büroeinrichtungen wie Schreibtisch, Bürostuhl und Beleuchtung zur Verfügung stellen muss, ist umstritten. Ist der Arbeitsort ausschließlich das Home Office, steht in erster Linie das Unternehmen in der Pflicht. Wechselt der Mitarbeiter zwischen Büro und Home-Office, ist es üblich, dass der Arbeitgeber den Home-Office-Arbeitsplatz finanziell entlastet. Es können auch abweichende Regelungen getroffen werden, zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer seine eigenen Geräte auf eigene Kosten benutzt.
Kann ich die Kosten für das Home Office von der Steuer absetzen?
Die Kosten für den Home-Office-Arbeitsplatz zu Hause steuerlich geltend zu machen, ist nicht ganz einfach. Sie können im Einzelfall ganz oder teilweise im Rahmen der Steuererklärung berücksichtigt werden, je nachdem, ob für die berufliche Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz (etwa im Büro) zur Verfügung steht oder nicht. Im Übrigen gelten die Regeln für Arbeitszimmer.
Tipp: Sprechen Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber ab. Bei Unklarheiten ziehen Sie einen Steuerberater zu Rate.