Ratgeber
Moderne Kassensysteme sind aus dem Einzelhandel nicht wegzudenken und dank vielfältiger Funktionen zu unverzichtbaren Helfern in den Bereichen Dienstleistung, Handel und Gastronomie geworden. Sie optimieren nicht nur Bezahlprozesse vor Ort und erleichtern die Buchhaltung, sondern können sogar dabei helfen, neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen.
Wir geben in unserem Ratgeber einen Überblick, welche Kassensysteme es gibt, und erklären, worauf Sie beim Kauf achten sollten.
Ein Kassensystem ist Kombinationslösung aus Hardware und Software, die speziell für den Einsatz in Läden und Geschäften entwickelt wurde. Sie dient in erster Linie der Erfassung von Verkäufen und der Entgegennahme bzw. Abwicklung von Zahlungen. Zu diesem Zweck werden verschiedene Zahlungsarten (bar, mit EC-Karte oder Kreditkarte) akzeptiert. Auch das Stornieren von Bezahlvorgängen und das Erstellen von Tagesabschlüssen mit Z-Bons gehören zum Repertoire. Das ist generell auch mit Registrierkassen möglich.
Im Gegensatz zu einfachen Registrierkassen, die oft nur das Buchen von Umsätzen und Zahlungsvorgänge ermöglichen, bieten moderne Kassensysteme jedoch zahlreiche Zusatzfunktionen wie eine Termin- oder Kundenverwaltung sowie Marketing-Tools. Je nach Art des Kassensystems können auch detaillierte Analysen und Berichte zu Verkaufszahlen oder Umsatztrends erstellt werden, was bei strategischen Planungen und Geschäftentscheidungen unterstützen kann.
Diese Arten von Kassensystemen gibt es:
- Mobile Kassensysteme: kompakte und leicht zu transportierende Lösungen für Marktstände, Messen oder Festivals
- Stationäre POS-Systeme (Point-of-Sale): oft eingesetzt an klassischen Verkaufstresen
- Systeme mit Warenwirtschaft: Lösungen mit Kassensoftware, in die die Verwaltung von Lagerbeständen und automatische Bestandssauffüllung integriert ist
- Branchenspezifische Systeme: auf bestimmte Betriebe zugeschnittene Kassenlösungen, beispielsweise Selbstbedienungsgeräte für den Einzelhandel oder Zimmerbuchungssysteme für die Hotellerie
Das Finanzamt stellt bestimmte Anforderungen an Kassensysteme, um Manipulationen vorzubeugen und die Nachvollziehbarkeit von Bezahlvorgängen zu gewährleisten. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Die TSE protokolliert alle Kassenvorgänge fälschungssicher, z.B. als zertifizierte Software oder als Hardware-Lösung in Form eines Speichersticks. Sie dient als Schnittstelle zwischen Kassensystem und Finanzverwaltung, weil diese sämtliche Umsätze, Stornos und dergleichen jederzeit nachvollziehen können muss. Die GoBD regeln wiederum, welche Pflichten Unternehmen bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme haben. Änderungen müssen dokumentiert werden, Verfahrensdokumentationen sind Pflicht. So muss beispielsweise festgehalten werden, wer wann auf die Kasse zugegriffen und welche Vorgänge getätigt hat.
Seit 2020 ist zudem die aktuelle Version der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft, in der die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr definiert werden. Neben der bereits erwähnten TSE gehören auch Meldepflichten und eine Belegausgabepflicht an Kundinnen und Kunden zu den Vorgaben.
Bei der Anschaffung eines Kassensystems gibt es einige wichtige Kriterien zu beachten. Zunächst einmal muss das System den gesetzlichen Vorgaben des Finanzamts entsprechen und mit einer zugelassenen TSE ausgestattet sein. Zudem ist zwischen rein stationären Kassen und Ausführungen für den mobilen Einsatz zu entscheiden.
Generell wichtig ist, dass die Funktionsvielfalt der Kasse zu den individuellen Anforderungen des Geschäfts passt. So ist beispielsweise zu überlegen, ob eine Kassenlade oder Bondrucker vorhanden sein muss. Je nach Branche und Verkaufsartikeln können unterschiedliche Funktionen erforderlich sein, etwa die Möglichkeit, Kundenkarten und Bonussysteme zu verwalten oder ein Inventurmodul zu nutzen.
Die Anzahl der benötigten Kassen ist ebenfalls festzulegen. Systeme für Einzelkassen sind günstiger, decken aber die Bedürfnisse größerer Geschäfte nicht ab. Dort sind Mehrplatzsysteme vorteilhafter, bei denen mehrere Kassen miteinander verbunden werden können. Zu prüfen ist auch, wie gut das Kassensystem in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystemen, Online-Shops und CRM-Systeme sind bei größeren Händlern von hoher Bedeutung. Die Fähigkeit, Daten automatisch zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen, erhöht die Effizienz und reduziert Fehler. So ermöglicht die Verknüpfung eines Kassensystems mit einem Warenwirtschaftssystem beispielsweise eine automatische Bestandsverwaltung und -aktualisierung, während die Anbindung an Online-Plattformen wie Amazon oder eBay den Überblick über Bestellungen und Zahlungsprozesse erleichtert.
Die meisten Kassensysteme laufen auf Lizenzbasis mit monatlichen Gebühren. Überlegen Sie sich, ob ein Vor-Ort-Service mit regelmäßiger Wartung durch einen Techniker oder eine Technikerin sinnvoll ist oder ob eine Betreuung und Wartung remote über eine Fernwartungssoftware eine Option für Sie ist.
Kann ich meine Kasse selbst warten?
Die Wartung und Reparatur eines Kassensystems sollten Sie Fachleuten überlassen. Greifen Sie in die Kassensoftware oder -hardware ein, kann das Fehlfunktionen zur Folge haben und unter Umständen zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Kleinere Dinge wie Akku- oder Papierwechsel können Sie dagegen selbst erledigen.
Was ist das beste Kassensystem für Händler, Gastronomen und Dienstleister?
Entscheidend ist die Ausrichtung des jeweiligen Kassensystems. Für Händler relevant wäre zum Beispiel, ob es ein Warenwirtschaftssystem mit Produktsuche oder eine Anbindung an einen Online-Shop oder an Marktplätze wie Amazon gibt. Dienstleister profitieren von einer integrierten Kundenverwaltung sowie der Möglichkeit, Kundentermine über die Kasse vereinbaren zu können. Wichtig in der Gastronomie sind Funktionen für die Bestellverwaltung, für das Tischmanagement und ein Reservierungssystem für Gäste.