Ratgeber
Registrierkassen sind elektronische Geräte, die zur Erfassung und Abwicklung von Zahlungsprozessen in Einzelhandelsgeschäften, Restaurants und anderen Betrieben verwendet werden. Sie haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und bieten heutzutage eine Vielzahl von Funktionen, die über die bloße Aufzeichnung von Verkäufen hinausgehen. Unser Ratgeber liefert einen Überblick.
Eine Registrierkasse erfasst verkaufte Artikel, berechnet Preise und erstellt Quittungen. Dazu werden die Beträge der Artikel zunächst manuell eingegeben oder über einen Barcode eingescannt.
Die Registrierkasse summiert dann alle eingegebenen Preise, um den Gesamtbetrag der Transaktion zu berechnen. Nach der Auswahl der Zahlungsmethode, wie Barzahlung oder Kartenzahlung, wird die Transaktion abgeschlossen und ein Kassenbon gedruckt. Bei Barzahlungen berechnet die Kasse automatisch das Wechselgeld. Anschließend öffnet sich die Kassenschublade, um in Empfang genommenes Geld einlegen und eventuelles Wechselgeld herausgeben zu können.
Im Vergleich zu einer offenen Kasse, sei es ein einfacher Münzhalter oder eine abschließbare Geldkassette, zeichnen sich Registrierkassen dadurch aus, dass sie die einzelnen Posten eines Verkaufs automatisch aufzeichnen und dokumentieren. Dadurch wird weniger Zeit für die tägliche Abrechnung benötigt und auch das Risiko menschlicher Fehler reduziert.
Moderne Registrierkassen bieten erweiterte Funktionen wie die Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden, darunter Kredit- und Debitkartenzahlungen sowie kontaktlose Zahlungen. Sie können detaillierte Berichte über Verkäufe, Umsatz und Lagerbestand erstellen und den Lagerbestand automatisch aktualisieren. Sicherheitsfunktionen wie die Erkennung von Falschgeld und die Einschränkung des Zugangs zur Kassenlade sorgen für umfangreichen Schutz.
Für elektronische Kassen gelten aktuell zwei Regelwerke, die sich auf unterschiedliche Aspekte der Kassenführung und Buchhaltung beziehen: die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Letztere ist eine Verwaltungsvorschrift des Finanzamts, die allgemein anerkannte Grundprinzipien definiert. Die wichtigsten wären:
- Ordnungsmäßigkeit: Elektronische Bücher und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an Aufzeichnungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Aufbewahrungspflichten: Elektronische Unterlagen müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) unverändert aufbewahrt werden.
- Datenzugriff: Die Finanzbehörden müssen im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf die elektronischen Daten erhalten. Dies umfasst den direkten Zugriff, den indirekten Zugriff und die Möglichkeit, die Daten in auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.
Die KassenSichV wurde 2017 zum Schutz vor Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungssystemen, insbesondere Kassensystemen, eingeführt. Sie legt spezifische Anforderungen an die technische Sicherheit von Kassensystemen fest und wurde 2020 abermals angepasst und verschärft. Wesentliche Änderung ist die Vorgabe einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die die Manipulation des Datenspeichers verhindert. Mit anderen Worten ist die TSE dafür zuständig, jede Transaktion zu signieren und manipulationssicher zu speichern. Dies kann entweder als Hardware-Lösung, zum Beispiel via USB, oder Cloud-basiert über Schnittstellen geschehen. Weitere Vorgaben der Verordnung sind eine Belegausgabepflicht und eine Meldepflicht ans Finanzamt, die sich darauf bezieht mitzuteilen, welche und wie viele Kassensysteme im Einsatz sind.
Mechanische oder manuelle Registrierkassen sind meist älteren Baujahrs und haben keinen elektronischen Speicher. Sie nutzen Zahnräder, Hebel und Druckmechanismen zur Erfassung und Abwicklung der Zahlungsprozesse sowie zur Erstellung des Bons. Mechanische Registrierkassen erfüllen heutzutage nicht mehr die Anforderungen der KassenSichV und gelten aus steuerrechtlicher Sicht deshalb als offene Ladenkasse. Elektronische Registrierkassen sind modernere Versionen mit elektronischen Komponenten, die grundlegende Funktionen wie Verkaufserfassung, Bondruck und einfache Berichterstattung bieten.
Ein POS-System (Point-of-Sale-System) ist ein für bestimmte Handelszweige spezifiziertes Kassensystem, das weit über die grundlegenden Funktionen traditioneller Registrierkassen hinausgeht. Es ist speziell dafür entwickelt, die Verkaufsprozesse in verschiedenen Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungsgewerbe zu optimieren. POS-Systeme bestehen aus Hardware wie Kassenterminals und dafür angepasste Software, die in die Hardware integriert ist. Sie können nicht nur Transaktionen erfassen, sondern stellen zusätzliche Funktionen bereit, darunter Inventarverwaltung, Kundenmanagement, Berichterstellung und Analyse.
PC-Kassen sind wie der Name vermuten lässt, Kassensysteme, die auf herkömmlichen Computern basieren und spezialisierte Kassensoftware verwenden. Der PC wird in der Regel um Peripheriegeräte wie Barcode-Scanner, Quittungsdrucker und Kartenlesegeräte ergänzt.
Beim Kauf einer Registrierkasse gibt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das gewählte System den Anforderungen des Geschäfts entspricht und effizient läuft. Zunächst einmal sollte der benötigte oder gewünschte Funktionsumfang definiert werden. Kleinere Läden legen vielleicht mehr Wert auf einfache Integration und geringe Anschaffungskosten, während größere Unternehmen, insbesondere mit mehreren Standorten, von Zusatzfunktionen komplexer Kassensysteme und der Anbindung an CRM-Systeme und E-Commerce-Plattformen profitieren. Für mobile Händler oder Geschäfte, die auf Märkten oder Messen tätig sind, können mobile Kassensysteme von Vorteil sein. Cloud-basierte Systeme ermöglichen den Zugriff auf Daten von verschiedenen Standorten und Geräten.
Benutzerfreundlichkeit spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung und Bedienung durch das Personal. Registrierkassen mit Touchscreen sind oft einfacher zu handhaben und beschleunigen den Verkaufsprozess. Auch die Auswahl an unterstützten Zahlungsmethoden ist ein wichtiger Faktor. Eine moderne Registrierkasse sollte verschiedene Zahlungsmethoden unterstützen, etwa Bargeld, Kredit- und Debitkarten sowie kontaktlose Zahlungen wie Apple Pay oder Google Wallet. Die nahtlose Anbindung an Kartenterminals ist dabei entscheidend.
Die rechtliche Konformität ist ebenso sicherzustellen. Eine Kasse muss alle gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die KassenSichV und die GoBD, erfüllen. Das geht mit höheren Anforderungen für elektronische Kassensysteme einher.
Beim Kauf einer Registrierkasse sollten Sie darauf achten, dass eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) im Funktionsumfang enthalten ist. Der Einsatz einer zertifizierten TSE ist seit 2023 für alle elektronischen Kassensysteme rechtlich vorgeschrieben. Ist das Sicherheitsfeature bereits integriert, sparen Sie sich so zusätzliche Kosten und den Aufwand, die TSE separat zu erwerben und zu installieren.
Registrierkasse oder Kassensystem – was ist besser?
Ein entscheidender Faktor ist die Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder mehrere Filialen betreibt, bietet ein komplexes Kassensystem Vorteile, da es problemlos erweitert und an verschiedene Standorte angepasst werden kann. Zusätzlich sollte die zukünftige Entwicklung der Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kunden und Kundinnen Berücksichtigung finden: POS-Systeme unterstützen standardmäßig eine breite Palette von Zahlungsmethoden, einschließlich neuer Technologien wie kontaktloses Bezahlen und mobile Zahlungen. Registrierkassen sind dagegen oft die bessere Wahl für kleinere Geschäfte, die keine komplexen Anforderungen haben. Sie sind kostengünstiger in der Anschaffung und einfacher zu bedienen. Für Unternehmen im Einzelhandel, die hauptsächlich mit Bargeld arbeiten und keinen großen Bedarf an zusätzlichen Funktionen wie Inventarverwaltung oder umfassender Datenanalyse haben, sind Registrierkassen ideal.
Sollte ich mich für eine Registrierkasse oder offene Ladekasse entscheiden?
Es gibt keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Offene Ladenkassen sind weiterhin erlaubt, müssen aber sehr genau geführt werden. Sie haben nicht den breiten Funktionsumfang wie elektronische Registrierkassen, sind jedoch die praktikablere Lösung, wenn beispielsweise Stromquellen nicht oder nur schwer zugänglich sind oder die Kasse nur vorübergehend genutzt wird. Digitale Kassensysteme bieten dagegen deutlich mehr Features und werden bei Finanzprüfungen weniger kritisch betrachtet. Die KassenSicherV legt allerdings fest, dass Unternehmen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme, einschließlich Registrierkassen, beim Finanzamt melden müssen. Dies umfasst die Angabe, welche und wie viele Systeme im Einsatz sind, sowie deren spezifische Daten. Die Meldepflicht dient der Transparenz und Nachverfolgbarkeit und ist Teil der Maßnahmen zur Verhinderung von Manipulationen und Steuerhinterziehung.