Digitaler Arbeitsplatz: Effizienz und produktiv im Büro, Home Office und unterwegs
Aktualisiert: 27.05.2024 | Lesedauer: 6 Minuten
Moderne Zusammenarbeit von jedem Ort aus ist zum Standard geworden. Nicht mehr das Wo, sondern das Wie der Teamarbeit steht im Vordergrund. Feste Arbeitszeiten und der klassische Büroarbeitsplatz sind für die heutigen Anforderungen der Wirtschaft nicht dynamisch genug. Hybride Arbeitsformen machen Unternehmen aller Branchen flexibel, effizient und belastbar. Und hybrides Arbeiten ist notwendig, um Fachkräfte zu gewinnen und zu binden (Employee Experience und Work-Life-Balance).
Doch wie schaffen Verantwortliche optimale Rahmenbedingungen? Wie können Unternehmen die Vorteile hybrider Arbeitsmodelle realisieren? Eine zentrale Rolle bei der Umsetzung hybrider Arbeit spielt der digitale Arbeitsplatz – auch Digital Workplace, Digital Workspace oder Modern Workplace genannt. Er ist der Schlüssel zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen, zur Effizienzsteigerung und zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).
Was versteht man unter einem Digital Workplace?
Die digitale Zusammenarbeit hat die externe und interne Kommunikation in Unternehmen verändert. Teams müssen heute agil und vernetzt kommunizieren. Die Remote-Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden hat dabei stark zugenommen. Der Austausch von Informationen erfolgt standardmäßig über Online-Kanäle und UCaaS-Plattformen (Unified Communications as a Service). Dafür benötigen Unternehmen eine Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur, die ihre Mitarbeitenden ortsunabhängig und mit allen relevanten Endgeräten wie PCs, Laptops und Smartphones nutzen können.
Der digitale Arbeitsplatz steht für produktives, mobiles und sicheres Arbeiten auf Basis neuer Technologien und digitaler Tools. Er ist eine vollständig digitalisierte, ortsunabhängige Arbeitsplattform, die moderne Geschäftsprozesse unterstützt.
Der Digital Workplace verlagert Workflows ganzheitlich in den virtuellen Raum. Über den Workspace greifen Mitarbeitende auf Anwendung, Dienste, Tools und Daten zu, die eine vernetzte Zusammenarbeit ermöglichen. Ziel ist es, alle benötigten Informationen jederzeit, überall und schnell zur Verfügung zu stellen. So können Teams zwischen verschiedenen Standorten und Zeitplänen wechseln.
Unternehmen, die auch in Zukunft erfolgreich sein wollen, müssen ihre Unternehmenskultur auf Innovation und Nachhaltigkeit ausrichten. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter trägt zur Wertschöpfung bei. Umso wichtiger ist es, optimale Rahmenbedingungen für alle zu schaffen. So kann jedes Glied in der Kette sein Bestes geben.
Der Digital Workspace bringt viele Anforderungen moderner Unternehmen unter einen Hut:
Mitarbeiter und Teams schätzen einen persönlichen, ablenkungsfreien Arbeitsplatz mit hoher Integration für smartes, mobiles Arbeiten. Die praktische Lösung besteht darin, die Kommunikation in einer Plattform zu bündeln, die alle notwendigen Funktionen bietet und von allen Mitarbeitern akzeptiert wird. Die digitale Arbeitsumgebung reduziert Kontextwechsel durch das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tools. Online-Übersetzungen und Live-Transkription von Meetings, KI-Assistenzfunktionen und automatische Zusammenfassungen von Meetings sparen wertvolle Zeit.
In Fachabteilungen ist ein schneller Wissensaustausch, gemeinsames Bearbeiten und Teilen von Dokumenten und Zugriff auf Arbeitsergebnisse relevant.
Marketing und Vertrieb sind auf die hohe Verfügbarkeit von Markt- und Kundendaten angewiesen. Auch Multi-Channel-Kampagnen und die Informationsgewinnung aus Social-Media-Kanälen werden immer wichtiger.
IT-Abteilungen streben eine zuverlässige, sichere und wartungsfreundliche IT-Infrastruktur an.
Die Geschäftsleitung wünscht sich eine Steigerung der Produktivität und Effizienz bei reduzierten Kosten, kürzere Innovationszyklen, Investitionssicherheit und Verbesserungen im Wettbewerb.
Der Digital Workplace ist ein ganzheitliches Konzept, das in vielen Bereichen Umsetzungsstrategien fordert. Nur so kann er abteilungsübergreifend Inhalte, Werkzeuge und die Organisation verbinden.
Los geht’s bei der Arbeitsumgebung (Raum und Schreibtisch) über die persönlichen Arbeitsmittel (PC, Notebook, Convertible und Smartphone) und Technologie (Cloud-basierter Hub für interdisziplinäre Teamarbeit) bis hin zum Menschen (Onboarding und Erhöhung der Nutzerakzeptanz durch Schulungen). Mit dem Blick aufs große Ganze ist der Digital Workplace daher nicht nur eine Anforderung an Räume, Hard- und Software, sondern auch an die Ausgestaltung der Geschäftsprozesse und der gesamten Organisation.
Viele Unternehmen haben eine grundsätzliche Remote-Fähigkeit erreicht und dazu Teile des persönlichen Arbeitsplatzes digitalisiert. Die Technologieverfügbarkeit ist jedoch häufig noch nicht so weit fortgeschritten, dass alle Arbeitsplätze, die es sein können, digital eingerichtet sind.
Jedes Unternehmen folgt einem eigenen Digital Workplace Ansatz. Finden Sie in einem fortlaufenden Prozess heraus, welche Form und Ausprägung von hybriden Arbeitsmodellen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Identifizieren Sie die Stolpersteine und definieren Sie Ihre Workplace-Ziele. Nicht alles muss online und nicht alles muss im Büro stattfinden. Ermitteln Sie den konkreten Ausstattungsbedarf an Kameras, Mikrofonen, Headsets, Konferenzraumlösungen.
Mitarbeiterproduktivität und Mitarbeitererfahrung sind wichtige Erfolgsfaktoren in hybriden Arbeitsszenarien. Hybride Teams sind stark von der Technik am Digital Workplace abhängig. Wer die richtigen mobilen Endgeräte einsetzt, kann dank Digital Workplace überall produktiv und zielorientiert arbeiten. Damit die Ergebnisse stimmen, brauchen die Mitarbeitenden gute Arbeitsmittel, die zu ihrem bevorzugten Arbeitsort passen: Büro, Home Office oder mobil. Gefragt sind Geräte, die flexibel einsetzbar und einfach zu verwalten sind. Ausgestattet mit schnellem WLAN und 5G steht dem zeit- und ortsunabhängigen Arbeiten nichts mehr im Wege.
Die Wahl der Technologie orientiert sich in erster Linie an den Anforderungen des Unternehmens. Auch die Bedürfnisse und der Komfort der Mitarbeitenden spielen eine Rolle. Vorwiegend mobile Anwender bevorzugen häufig kompakte und energieeffiziente Notebooks mit geringem Gewicht und langer Akkulaufzeit. Leistungsorientierte Notebooks bieten anspruchsvollen Anwendern eine hohe Performance für komplexe Prozesse.
Wichtig ist auch der Blick auf die Langlebigkeit und Servicekonzepte, damit Teams dauerhaft in Kontakt bleiben und IT-Teams entlastet werden. Conrad bietet hierfür passende Geräteklassen in unterschiedlichen Ausstattungs- und Leistungskategorien an.
Tipp: Stärken Sie die digitale Kompetenz und Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Bieten Sie dazu Schulungen an.
Häufig vernachlässigte Punkte bei der Hardware für den digitalen Arbeitsplatz sind die Peripherie und das Zubehör. Oft leidet die Effizienz, weil business-taugliche Headsets und Videokameras fehlen, um Bild und Ton optimal in beide Richtungen zu übertragen. Ein hochwertiges Headset dämpft Umgebungsgeräusche und lässt sich über Stunden bequem tragen. Oder Mobilrechner können ihre Flexibilität nicht ausspielen, weil eine Dockingstation oder ein zweiter Bildschirm fehlen. Denken Sie auch an vermeintliche Kleinigkeiten wie Anschlusskabel für externe Monitore und Display-Blickschutzblenden für Pendler in Bus und Bahn. Auch eine vernünftige Tasche gehört dazu, in der die Nutzer ihr Notebook samt Zubehör sicher verstauen und transportieren können.
Hybride Videomeetings, Chats, virtuelle Räume, virtuelle Whiteboards und Events: Die Anforderungen von Unternehmen sind vielfältig und sie verändern sich. Ärgern Sie sich über die Ineffizienz der hybriden Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen? Dann wird es Zeit, die Prozesse mit der richtigen Cloud-Plattform zu optimieren.
Mit Microsoft 365 als Office-Lösung haben viele Unternehmen bereits einen guten Ausgangspunkt für den Digital Workplace im Einsatz. Microsoft Teams, Zoom und ähnliche Plattformen erhöhen die Kontaktintensität am Digital Workspace und verbessern den Informationsfluss bei der Zusammenarbeit. Sie bündeln die Unternehmenskommunikation auf einer Plattform und schaffen ein Ökosystem für die globale Zusammenarbeit. Unternehmen haben dabei die freie Wahl, wo und wie der Austausch stattfindet und welche Geräte dafür genutzt werden.
Die Plattform bietet die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dateien gemeinsam zu nutzen, Bildschirminhalte zu teilen und Kommentare auszutauschen. Mitarbeitende können nahtlos zwischen Telefon, Video und Chat wechseln, Dateien versenden, Inhalte gemeinsam nutzen und Besprechungen planen. Virtuelle Hintergründe verwandeln jeden Ort in ein Büro. Auch die Kommunikation mit Dienstleistern, Lieferanten, Kunden und Bewerbern läuft darüber. Zugriffskontrolle und Verschlüsselung stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf den Cloud-Dienst zugreifen können.
Tipp: Gängige Business-Anwendungen lassen sich in die Plattformen integrieren. Das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen in der digitalen Arbeitsumgebung entfällt.
Konferenzräume im Zeichen von Hybrid Work neu denken
Digitalisierung und hybride Arbeitsmodelle führen zu einem Funktionswandel des Büros: Neben Desk-Sharing-Konzepten für konzentriertes Arbeiten rücken kleine und große Besprechungsräume als Orte für kooperatives Arbeiten in den Fokus. Ob Besprechung, Videokonferenz, Präsentation, Brainstorming oder Webinar: Richten Sie Ihre Besprechungsräume auf hybrides Arbeiten aus und lassen Sie Ihren Mitarbeitern die Wahl. Neue Raumkonzepte werden immer wichtiger für den kreativen Austausch und die persönliche Begegnung. Hinzu kommen Lounge-Bereiche für entspanntes Brainstorming und Socialising.
Für kollaborative Prozesse benötigen Unternehmen teamorientiert ausgestattete Räume mit moderner Video- und Audiotechnik. Effektive kollaborative Prozesse steigern die Produktivität und erhöhen die Zufriedenheit im Team – sei es durch den schnellen Start eines hybriden Meetings, drahtloses Screen Sharing oder Echtzeit-Kommentare am digitalen Whiteboard. Ineffiziente Meetings hingegen kosten Zeit und Geld.
Achten Sie bei der Umstellung auf hybride Videokonferenzräume darauf, dass die Hard- und Softwarelösung auf den geplanten Einsatzzweck abgestimmt ist. Und denken Sie auch an ein Reservierungssystem, mit dem Teams die Belegung der Konferenzräume organisieren können.