Smart Procurement » Intelligente Beschaffung für jedes Unternehmen
Aktualisiert: 21.10.2024 | Lesedauer: 7 Minuten
Der betriebliche Einkauf und die Beschaffung von Material sind aufwändig und benötigen nicht unerhebliche Ressourcen an Zeit und Personal. Zudem ist immer eine umfangreiche Logistik und Lagerhaltung in den Unternehmen erforderlich, damit die Lieferkette (Supply Chain) zum Kunden nicht unterbrochen wird.
Als elegante Lösung für diese Herausforderung bietet sich E-Procurement, also die elektronische Beschaffung, oder besser Smart Procurement, die intelligente Beschaffung an.
Was im ersten Moment recht kompliziert klingt, ist oft einfacher als gedacht und bietet erhebliches Einsparpotenzial. Denn im Prinzip werden mit E-Procurement alle Tätigkeiten rund um die Materialbeschaffung optimiert und beschleunigt.
Der Begriff „E-Procurement“ hat jedoch speziell für mittelständische und kleine Unternehmen (MKU) im ersten Moment eine eher abschreckende Wirkung. Besonders dann, wenn die erforderlichen Tätigkeiten im Einkauf seit Jahrzehnten analog auf dem Papier oder auch mit Excel Listen durchgeführt wurden. Um jedoch für die Zukunft bestens gerüstet zu sein, sollten auch kleinere Firmen und Unternehmen die Digitalisierung der Warenbeschaffung bzw. Smart Procurement unbedingt einführen.
Die Materialbeschaffung bzw. der betriebliche Einkauf läuft in Unternehmen sehr oft nach einer festgelegten Vorgehensweise ab. Die dabei abzuarbeitenden Punkte reichen von der Bedarfsermittlung über die Bestellanforderung bis hin zur Rechnungsabwicklung. In unserem Ratgeber zu den Beschaffungsprozessen haben wir dies bereits ausführlich aufgezeigt.
In kleinen Unternehmen verantwortet oft nur eine Person den kompletten Bestellprozess. In größeren Unternehmen sind oft viele Mitarbeitende und unterschiedliche Abteilungen bei der Bearbeitung von Bestellungen beteiligt. Dadurch wird die Warenbeschaffung träge und anfällig für Fehler.
Durch Smart Procurement wird der komplette Bestellprozess in ein digitales Format gebracht. Durch die Integration und die Vernetzung aller beteiligten Personen ist dann der Status jeder einzelnen Bestellung sofort einsehbar bzw. lässt sich leicht verfolgen. Dank automatisierter Freigabeprozesse und digitaler Archivierung lassen sich zudem Compliance-Anforderungen mühelos einhalten und interne Richtlinien durchsetzen.
Zeitraubende Routineaufgaben können automatisiert ablaufen, wodurch menschliche Fehler drastisch minimiert werden. Die im Beschaffungsprozess generierten Daten lassen sich zur Erkennung von Mustern und Trends leicht analysieren und dienen somit als fundierte Entscheidungshilfen.
Die Umstellung auf einen digitalen Bestellprozess bietet in unterschiedlichen Bereichen sehr große Vorteile:
Kosten
Durch eine gezielte Optimierung werden die Kosten für Bestellvorgänge und Lagerhaltung drastisch reduziert.
Ressourcenauslastung
Die Automatisierung von Prozessen und die Minimierung der Durchlaufzeiten führen zu maximaler Effizienz.
Transparenz
Daten zu Lieferanten, Bestellmengen, Preisen, Konditionen und Lieferzeiten stehen jederzeit zur Verfügung.
Budgetplanung
Durch bedarfsorientierte Bestellungen reduzieren sich die Lagerkosten und das Firmenbudget ist besser planbar.
Qualitätssicherung
Sicherstellung der erforderlichen Qualität von Produkten und Dienstleistungen bei gleichzeitig besten Konditionen.
Risikominimierung
Die gesammelten Bestelldaten dienen als Grundlage zur Erkennung und Vermeidung von Lieferketten-Risiken.
Smart Procurement mit KI noch intelligenter gestalten
In seiner grundsätzlichen Funktion ist Smart Procurement bereits unglaublich leistungsfähig und bietet speziell im operativen Einkauf großes Einsparpotenzial.
Allerdings ist es schwierig, in einem sich ständig verändernden Markt den Überblick zu behalten. Zudem wachsen die zu beachtenden Datenmengen exponentiell an, wodurch es zunehmend schwieriger wird, aussagekräftige Auswertungen zu erhalten.
Damit Smart Procurement auch wirklich smart bzw. intelligent agiert, ist eine Kombination mit künstlicher Intelligenz sinnvoll. Dadurch werden die oben aufgelisteten Ziele wesentlich leichter erreicht. Zudem bietet die KI-Unterstützung noch weitere Vorteile.
Das automatische Auslösen eines Bestellprozesses beim Unterschreiten von Mindestmengen im Lagerbestand ist Standard und wird bereits seit geraumer Zeit praktiziert. Technisch ist das ohne nennenswerten Aufwand möglich. Allerdings bietet die Künstliche Intelligenz (KI oder auch AI für Artificial Intelligence) mit ihren ausgeklügelten Algorithmen noch weit mehr Möglichkeiten, von denen wir Ihnen einige aufzeigen wollen:
Automatisierung
Umfangreiche KI-Algorithmen ermöglichen es, auch komplexe und umfangreiche Aufgaben im Bestellwesen zu automatisieren, was zu einer drastischen Zeit- und Kosteneinsparung führt.
Datenanalyse
Mit Hilfe der KI ist die Analyse auch von großen Datenmengen in Echtzeit möglich. Muster oder Anomalien lassen sich so sehr leicht erkennen, um noch rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können.
Vorhersagemodelle
Aufgrund der aktuellen und historischen Daten kann die KI künftige Trends und Tendenzen bei der Beschaffung ableiten. Dadurch können eventuelle Versorgungs-Engpässe vermieden werden.
Suchfunktionen
KI-gestützte Suchfunktionen ermöglichen das unverzügliche Finden von Produkten und Dienstleistungen. Zeitraubende Beschaffungsprozesse werden so schneller und effizienter.
Preisoptimierung
Durch Analyse und Vergleich der Preisdaten ergibt sich ein umfassender Überblick, inwieweit die momentan aufgerufenen Preise akzeptabel sind oder nachverhandelt werden müssen.
Übersichtlichkeit
Durch die Digitalisierung in der Beschaffung fallen Datenmengen an, die schnell unübersichtlich werden. Mit der KI gelingt es, die Informationen strukturiert und übersichtlich darzustellen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf Smart Procure für viele große und kleine Unternehmen deutlich spürbare Vorteile liefert. Aber nur im Zusammenspiel mit der Künstlichen Intelligenz wird das enorme Potential, das Smart Procure bietet, auch im vollen Umfang ausgeschöpft.
Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse bietet neben den bereits erwähnten Vorteilen und Einsparungen auch gewisse Risiken im Bereich der Cybersicherheit. Denn die globale Vernetzung von Unternehmen und Lieferanten bietet Cyberkriminellen durch beispielsweise ungesicherte Schnittstellen und unzureichende Authentifizierung vielfältige Möglichkeiten für ihre Angriffe. Da zudem häufig sensible Daten wie Vertragsklauseln, Lieferkonditionen, Preise, Stückzahlen und technische Spezifikationen verarbeitet werden, sind diese Informationen und Verträge ein beliebtes Ziel für Hackerangriffe.
Zu den wichtigsten Maßnahmen zählen:
- Eine zuverlässige Datenverschlüsselung.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests.
- Schulungen der Mitarbeiter zum Thema Cyber-Awareness.
- Einsatz von Sicherheitslösungen wie Firewalls, Virenscanner und Intrusion Detection Systemen.
- Sichere Konfiguration von E-Procurement-Systemen und E-Procurement-Anwendungen.
- Regelmäßige Backups von Daten.
- Entwicklung und Implementierung eines Incident Response Plans (z.B. basierend auf ISO 27001).
Die Digitalisierung oder auch die digitale Transformation ist nicht nur etwas, das in global agierenden Konzernen und in großen Unternehmen durchgeführt wird. Nein, auch kleine und mittlere Betriebe dürfen sich der Digitalisierung bzw. der digitalen Transformation nicht verschließen.
Smart-Procurement bzw. die intelligente elektronische Beschaffung ist dazu ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Neben den bereits aufgezeigten Potenzialen bietet die Einbindung der stetig besser werdenden künstlichen Intelligenz bis dato ungeahnte Möglichkeiten. Dabei wird die vorausschauende Analyse (Predictive Analytics) immer wichtiger. Auf Basis der vorhandenen historischen Daten werden unter Mithilfe von mathematischen Modellen zukünftige Ereignisse zuverlässig abgeleitet Im Endergebnis könnte der bedarfsorientierte Einkauf absolut autonom ablaufen.
Konsequente Weiterentwicklungen und clevere Innovationen werden auch zukünftig notwendig sein, um am Markt bestehen zu können und die Leistungsfähigkeit der betriebsinternen Wertschöpfungskette aufrechtzuhalten.
Die bereits angesprochenen Inhalte zum Thema Smart Procurement sind einerseits sehr wichtig, können andererseits aber auch recht theoretisch wirken. Darum wollen wir versuchen, das Thema mit Hilfe von Conrad Smart Procure praxisorientiert und somit noch anschaulicher zu erklären.
Conrad Smart Procure (CSP) ist eine E-Procurement-Lösung, die von Conrad Electronic speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf der Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen, die bis dato analog abgearbeitet wurden. Demzufolge stehen in den Unternehmen, Behörden oder Einrichtungen weder ein ERP-System zur Ressourcenplanung noch eine digitale Bestellsoftware zur Verfügung.
Die bereits vorhandenen Firmen-Computer, Notebooks, Tablets und Smartphones können aber problemlos für Conrad Smart Procure genutzt werden. Demzufolge müssen keine teuren Investitionen in Hardware, Software oder IT-Systeme getätigt werden, um die Vorteile von Conrad Smart Procure nutzen zu können.
Um Conrad Smart Procure nutzen zu können, müssen Sie zunächst Kontakt mit uns aufnehmen. Dazu gibt es ein spezielles Formular, in dem neben den persönlichen Daten auch die jeweilige E-Procurement-Lösung ausgewählt werden kann. Denn neben Conrad Smart Procure für Firmen ohne eigene Beschaffungssoftware, bieten wir noch weitere interessante Procure-Lösungen an. Nachdem wir Ihre CSP-Anforderung erhalten haben, nehmen unsere E-Procurement-Experten Kontakt mit Ihnen auf. Bei diesem Gespräch werden die wichtigsten Fakten besprochen, wie z.B. Sortimentsbeschränkungen, Lieferanschriften und Rechnungsanschriften. Auch die Benennung und die Funktionen der unterschiedlichen Anwender (User) werden in diesem Gespräch festgelegt.
Anwender definieren
Innerhalb von Conrad Smart Procure Technologie gibt es drei unterschiedliche Nutzergruppen:
Admin:
Ein Administrator kann unterschiedliche User anlegen, Budgets vergeben, Lieferanschriften definieren und hat Einblick auf Einstellungen.
Genehmiger:
Genehmiger geben bei Bedarf User-Bestellungen frei, die über dem Budget des jeweiligen Users liegen.
User:
User oder Anwender können innerhalb ihres Budget-Rahmens eigenverantwortlich Bestellungen tätigen und Lieferungen veranlassen.
Ergänzend zu den einzelnen Usern können auch beliebige Usergruppen mit individuellen Berechtigungen und einem klar definierten Personenkreis (z.B. Einkauf) angelegt werden.
Auf Basis dieser persönlichen Rücksprache richten wir dann für unsere Firmenkunden den für die Smart Procure-Nutzung unbedingt erforderlichen OCI-Shop ein.
OCI ist die Abkürzung für Open Catalog Interface und stellt eine standardisierte Schnittstelle für den elektronischen Austausch von Katalogdaten dar.
OCI-Shop einrichten
Der OCI-Shop ist exakt auf die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Nutzerfirmen zugeschnitten. Zudem ist die Benutzeroberfläche des OCI-Shops stark an den Conrad Onlineshop angelehnt, wodurch eine intuitive Benutzung möglich wird.
Allerdings sind nur die für den Einkauf relevanten und vorher definierten Artikelgruppen im OCI-Shop integriert und von den nutzenden Personen einsehbar. Die gewünschten Produkte werden dann wie gewohnt in den Warenkorb gelegt.
Bei der Übernahme des Warenkorbs werden dann die Produktdaten der ausgewählten Artikel aus dem OCI-Shop in das Smart Procure-System übernommen.
Die eigentliche Bestellung der Artikel bzw. eine eventuell erforderliche Freigabe erfolgt dann entsprechend den betrieblichen Vorgaben innerhalb des Smart Procure-Systems.
Screenshot der Bestellübersicht
Wie bereits aufgeführt, bieten Smart Procurement-Lösungen eine Vielzahl von Vorteilen. Bei der Nutzung von Conrad Smart Procure können auch kleine und mittelständische Unternehmen, Betriebe, Organisationen und Firmen eine Vielzahl weiterer Benefits nutzen. Die wichtigsten Fakten haben wir für Sie kurz zusammengestellt:
Zugriff & Kosten:
- Browserbasierte Systemanbindung
- Keine zusätzlichen Kosten / Gebühren
- Keine Lizenzgebühren
- 24/7 Zugriff auf das Conrad Sortiment
- Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige
Flexibilität & Kontrolle:
- Anpassbare Accounts & Berechtigungen
- Flexible Lieferadressen
- Festgelegte Warengruppen
- Budget-Grenzen
- Transparenter Bestellüberblick
Effizienz & Automatisierung:
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Single-Creditor-Lösung
- Umfangreiche Statistiken & Auswertungen
- Reduzierte Beschaffungskosten
- Schnelle Reaktion bei Bedarf
Conrad Smart Procure-Zugang anfordern
Mit nur einem Click können Sie Ihren Conrad Smart Procure-Zugang anfordern.
Conrad Smart Procure Testzugang
Unschlüssige Interessenten können bei Bedarf einen Testzugang beantragen. Dadurch haben Firmen die Möglichkeit, mit Hilfe eines Testkataloges alle Bestellvorgänge inkl. Berechtigungen intern auszuprobieren und die Belegschaft in der Einkaufsorganisation auf das System zu schulen. In dieser Phase werden die teilnehmenden Personen sehr schnell die Vorzüge und die Zeitersparnis der browserbasierten E-Procurement-Lösung zu schätzen wissen. Wenn die Bestellprozesse und das Freigabeszenario effizient und reibungslos laufen, kann vom Testsystem auf ein Produktivsystem umgestellt werden.