E-Procurement Wiki » Alles zur elektronischen Beschaffung
Aktualisiert: 05.06.2024
Einkauf oder Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist sowohl für große als auch für kleine Betriebe sehr zeit- und kostenintensiv. Denn der Aufwand für die Bedarfsprüfung, Lieferantenauswahl, Genehmigung, Auftragserteilung und Bestellabwicklung ist enorm. Aber auch die Zahlungsabwicklung und Buchungsvorgänge müssen gewissenhaft durchgeführt und geprüft werden. Electronic Procurement, also die elektronische Beschaffung, kann diese komplexen Vorgänge vereinfachen und beschleunigen, was zu einer deutlichen Kosteneinsparung führt.
In diesem Zusammenhang ist von bestimmten Fachbegriffen die Rede, die wir in den folgenden Beiträgen genauer erklären:
Podcast: E-Procurement bei Conrad
Dauer: 25 Minuten
In unserem neuen Podcast zu E-Procurement erklären wir ausführlich, welche digitalen Einkaufstools es bei Conrad Electronic gibt, wie Unternehmen davon profitieren können und welche Vorteile sie im gesamten Beschaffungsprozess mit sich bringen.
Was ist E-Procurement?
E-Procurement bezeichnet die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über spezielle Plattformen oder Marktplätze. Durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen werden die Beschaffungsprozesse automatisiert und effizienter gestaltet.
In einem E-Procurement-System können Unternehmen ihre Lieferanten verwalten, Kataloge pflegen, Bestellungen aufgeben und Rechnungen bearbeiten. Diese Integration von Einkaufsprozessen in ein zentrales System ermöglicht es den Unternehmen, den gesamten Ablauf der Beschaffung zu optimieren.
Durch die Nutzung von E-Procurement-Systemen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Die Effizienz wird erhöht, da der gesamte Beschaffungsprozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsbegleichung automatisiert abläuft. Zudem wird die Transparenz in der Lieferkette verbessert, da alle Beteiligten über die Plattform Zugriff auf relevante Informationen haben.
E-Procurement bietet außerdem die Möglichkeit zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen, wie z.B. ERP-Systemen. Dadurch können die Einkaufsprozesse nahtlos in die bestehenden Prozesse im Unternehmen eingebunden werden.
Wie funktioniert E-Procurement?
| 1. Bedarfsermittlung | Der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen wird im Unternehmen festgstellt und in einem E-Procurement-System elektronisch erfasst. |
| 2. Lieferantenauswahl | Das System bietet Zugriff auf Sortimente verschiedener Lieferanten, um Preise und Konditionen zu vergleichen. Oft sind auch Auktionen und Ausschreibungen möglich. |
| 3. Bestellung | Die Bestellung wird elektronisch über das System ausgelöst und direkt an den jeweiligen Lieferanten übermittelt. |
| 4. Genehmigung | Je nach Unternehmensstruktur kann eine mehrstufige Genehmigung erforderlich sein, die ebenfalls digital abgewickelt wird. |
| 5. Lieferung und Rechnung | Die Lieferung Ihrer Bestellung erfolgt wie gewohnt, die Rechnung wird jedoch elektronisch übermittelt und kann direkt im System verarbeitet werden. |
| 6. Zahlung | Die Zahlung kann ebenfalls über das E-Procurement-System erfolgen. |
Vorteile von E-Procurement
E-Procurement bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren möchten. Durch den Einsatz eines elektronischen Beschaffungssystems können Unternehmen effizienter arbeiten und Zeit sowie Kosten sparen.
Ein großer Vorteil von E-Procurement ist die Automatisierung der Beschaffungsprozesse. Bestellungen können schnell und einfach über das E-Procurement-System getätigt werden, was den Ablauf beschleunigt und Fehler reduziert. Zudem ermöglicht die Integration von E-Procurement-Systemen in ERP-Systeme eine nahtlose Verbindung zwischen den verschiedenen Unternehmensabteilungen.
Durch die Nutzung von elektronischen Katalogen und Marktplätzen haben Unternehmen Zugang zu einer Vielzahl von Lieferanten und Gütern. Dies erleichtert den Einkaufsprozess und ermöglicht es Unternehmen, die besten Angebote zu finden.
Ein weiterer Vorteil von E-Procurement ist die effiziente Abwicklung von Rechnungen. Durch die elektronische Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen wird der gesamte Prozess beschleunigt und Fehler minimiert.
Insgesamt trägt E-Procurement dazu bei, die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern und die gesamte Lieferkette zu optimieren. Unternehmen, die auf E-Procurement setzen, profitieren von einer schnelleren und kostengünstigeren Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.