OCI/PunchOut » Die E-Procurement-Lösung für Ihr Warenwirtschaftssystem
Veröffentlicht: 21.12.2021 | Lesedauer: 5 Minuten
Wenn es um E-Procurement, also um die elektronische Beschaffung, geht, fällt früher oder später immer der Begriff OCI oder OCI-Shop. In diesem Zusammenhang ist auch von PunchOut und ERP-Systemen die Rede. Leute vom Fach wissen dann sofort, was mit diesen Abkürzungen und Fachausdrücken gemeint ist. Denn sie nutzen diese Begriffe bei ihrem täglichen Sprachgebrauch im Büro. Außerdem haben diese Fachleute auch umfangreiche Kenntnisse über die Prozessabläufe und die Zusammenhänge zwischen einem OCI Online-Shop und dem nutzerspezifischen ERP.
Oftmals wird dabei übersehen, dass weniger gut informierte Personen bei diesen Themen sehr schnell nicht mehr folgen können. Deshalb wollen wir die oben erwähnten Fachausdrücke OCI und PunchOut etwas genauer betrachten und die Zusammenhänge erklären.
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Als Privatperson einen Onlineshop zu besuchen und dort einzukaufen hat jeder sicher schon einmal gemacht. Das ist im Prinzip recht einfach, denn Shop-Betreiber sind stehts bemüht, uns den Einkauf zu erleichtern. Was privat mühelos klappt, ist im Geschäftsleben leider oft nicht so einfach möglich. Denn in Firmen, Behörden, Schulen und sonstigen Einrichtungen gibt es konkret vorgeschriebene Beschaffungsprozesse, die strikt eingehalten werden müssen.
Zudem werden sehr oft noch betriebsinterne Warenwirtschaftssysteme oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) für die Einkaufsplanung genutzt. Um eine Online-Plattform mit Warenangeboten mit einem ERP-System zu verknüpfen, wurde OCI entwickelt.
OCI ist die Abkürzung für Open Catalog Interface und bedeutet so viel wie offene Katalogschnittstelle.
Oder anders ausgedrückt: Das Open Catalog Interface bezeichnet einen konkret definierten Standard für den Austausch von Produktinformationen.
Ursprünglich wurde OCI von der Softwarefirma SAP entwickelt, um die Bestellung von Produkten, die auf externen Webseiten angeboten werden, über das SAP-Warenwirtschaftssystem zu ermöglichen.
Der OCI Standard ist aber nicht zwangsläufig an SAP gebunden. Neben SAP ist in allen gängigen ERP-Systemen eine OCI-Anbindung standardmäßig möglich.
Der Zugriff vom eigenen ERP-System auf einen externen Produktkatalog wird oft auch als Punchout bezeichnet. Im täglichen Sprachgebrauch werden immer wieder beide Begriffe (OCI und Punchout) gleichbedeutend eingesetzt.
Um als Firmen-Kunde über OCI Punchout auf die Informationen eines Produkt-Katalogs zugreifen zu können, müssen die zukünftigen Nutzer und der Produktanbieter im Vorfeld eine kurze Absprache treffen. Die wichtigsten Punkte haben wir hier kurz zusammengefasst:
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Das beim Kunden bereits vorhandene ERP-System (SAP Ariba, Coupa, Oracle, Jaegger, Zycus oder ein vergleichbares System) muss die OCI-Anbindung unterstützen.
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Die URL des Webshops, die Login-Daten und die Rücksprungadresse für die Übermittlung der Bestellung (OCI fähiger Warenkorb) müssen im ERP-System hinterlegt werden.
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Das Format und die Klassifizierung der bestellfähigen Artikel müssen zu den Warengruppen des kundenspezifischen ERP-Systems kompatibel sein (UNSPSC oder eClass).
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Das im OCI-Shop gezeigte Sortiment kann jeder Kunde individuell und firmenspezifisch auswählen bzw. definieren.
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Eventuell anfallende Kosten müssen mit dem Kunden abgeklärt werden, falls für das ERP-System ein Dienstleister genutzt wird.
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Wichtig! Auf beiden Seiten muss eine Person benannt werden, die für eventuelle Rückfragen oder zum Austausch von wichtigen Informationen zur Verfügung steht.
Wenn alle Punkte soweit geklärt sind, richtet der Produktanbieter einen OCI-Shop entsprechend den Anforderungen des Kunden ein. Anhand der nachfolgenden Grafik wollen wir den Punchout-Bestellablauf anschaulich verdeutlichen:
Zur besseren Übersicht ist lediglich ein einziger ERP-User abgebildet. Es können aber mehrere User parallel auf den OCI-Shop zugreifen.
1. Der User will im betriebsinternen ERP-System eine Waren-Bestellung auslösen.
2. Punchout vom ERP-System zum OCI-Shop mit automatischem Login.
3. Im OCI-Shop werden die ausgewählten Artikel in den Warenkorb gelegt.
4. Der OCI-Warenkorb wird per elektronischen Datenaustausch (EDI) in das ERP-System übernommen.
5. Im ERP-System wird nach betriebsinternen Vorgaben eine Bestellung generiert.
6. Die Bestellung wird zurück zum Betreiber des OCI-Shops übertragen.
7. Die Bestellung wird bearbeitet, die Ware geliefert und eine Rechnung erstellt.
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Der große Vorteil von E-Procurement per Punchout liegt einerseits darin, dass anwendende Personen auf das komplette Sortiment des Zulieferers zugreifen können. Andererseits wird das eigene Warenwirtschafts-System nicht unnötig mit überflüssigen Produktdaten aus dem Shop des Lieferanten belastet.
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Der zu Verfügung stehende OCI-Katalog bzw. OCI-Shop kann auf Kundenwunsch nach Warengruppen, eClass/UNSPSC-Codes, Marken, Preisen oder sonstigen Merkmalen gegliedert werden.
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Durch den Ausschluss von Warengruppen können unzulässige Einkäufe zuverlässig vermieden werden.
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Preise, aktuelle Rabatte und Verfügbarkeitsanzeigen erfolgen durch die OCI-Anbindung in Echtzeit.
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Dank der Übernahme des Einkaufswagens im OCI-Shop, können bereits bestehende und im Unternehmen gelebte Bestell- und Freigabeprozesse nahtlos weiter genutzt werden.
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Durch die Anbindung von Beschaffungsplattformen, wie zum Beispiel dem Conrad Electronic Marketplace, besteht die Möglichkeit, eine stetig wachsende Anzahl von Artikeln über lediglich einen einzigen Anbieter zu beziehen (Single-Creditor-Lösung).
Im E-Business bzw. E-Commerce werden beide eProcurement-Systeme genutzt. Wenn im Unternehmen kein eigenes ERP-Tool, sondern lediglich ein Internet-Browser zur Verfügung steht, dann bietet sich die Smart Procure-Lösung als Schnittstelle an.
Hier greifen die anwendenden Personen zwar auch auf einen OCI-Shop zu, aber der Einkaufswagen wird nicht zum User zurück übertragen. Stattdessen wird der Einkaufswagen vom Smart Procurement-System übernommen. Die User können aber direkt auf das Smart Procurement-System einwirken, um eine betriebskonforme Bestellung inkl. Freigaberichtlinien zu erzeugen. Weitere Infos rund um dieses Thema können Sie unserem Smart Procurement-Ratgeber entnehmen.
Wenn jedoch Firmenkunden ein eigenes E-Procurement-System bereits eingeführt haben und auch intensiv nutzen, dann wäre die Integration der Produktdaten eines externen Online Shops über eine OCI-Schnittstelle mit Sicherheit die bessere Lösung.
In einer Zeit, die immer schnelllebiger wird, müssen sich auch Firmen und Unternehmen immer schneller an die aktuellen Marktsituationen anpassen. Das betrifft einerseits Lieferanten als auch deren Firmenkunden. Viele Prozesse, wie zum Beispiel die Beschaffung von Waren und Dienstleitungen, müssen intern standardisiert und elektronisch automatisiert erledigt werden. Das spart wertvolle Zeit und gibt personelle Ressourcen für andere Aufgaben frei. Damit aber das eigene System nicht mit riesigen Mengen an Katalogdaten aus dem Shop des Lieferanten überlastet wird, ist der Zugriff auf externe Kataloge über eine OCI-Schnittstelle die perfekte Lösung.