Maverick-Buying » Bestellungen am Einkauf vorbei und die negativen Folgen

Q: Was ist Maverick-Buying?

Maverick bedeutet so viel wie Einzelgänger, Abtrünniger oder Herrenloser. Im deutschsprachigen Raum wird Maverick-Buying auch als wilder Einkauf bezeichnet. Hier ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen außerhalb oder parallel zum geregelten Beschaffungsprozess gemeint. Also sämtliche Beschaffungen, die ohne Wissen oder Mithilfe der Einkaufsabteilung getätigt werden. Die drei Arten des Maverick-Buyings sind Beschaffungsvorgänge ohne Einbeziehung des Einkaufs, später Einbezug der Einkaufsabteilung und das nicht nutzen bestehender Verträge.

Q: Wie wird Maverick-Buying gemessen?

Bei der Maverick-Buying-Quote wird das Einkaufsvolumen mit dem Finanzvolumen der Lieferanten gegenübergestellt. Die Differenz beschreibt die Höhe der Warenbeschaffung, die ohne Zutun der Einkaufsabteilung getätigt wurden. Die Preis-Compliance-Quote gibt an, bei welchen Bestellungen die Vertragskonditionen nicht genutzt worden sind. Die Vertragsnutzungs-Quote gibt Auskunft darüber, bei welchen Bestellungen die Vertragskonditionen genutzt worden sind. Die Konditions-Compliance-Quote beschreibt, ob die angewandten Konditionen mit den Vertragskonditionen übereinstimmen.

Q: Wie entsteht Maverick-Buying?

Einer der Hauptgründe für den wilden Einkauf ist der dringende Bedarf. Wenn zum Beispiel eine Produktionsmaschine steht, müssen Ersatzteile schnell beschafft werden. Für die Bestellung von kostengünstigen C-Teilen gibt es oft keine Rahmenverträge. Deshalb kauft jeder seinen Bedarf selber ein. Wenn die Warenbeschaffung neu definiert wurde, fällt es einigen Mitarbeitenden besonders schwer, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen. In vielen Fällen sehen die Mitarbeitenden lediglich den Preis der bestellten Waren. Viele Zulieferfirmen kennen in den jeweiligen Kundenfirmen die Leute, die hin und wieder einkaufen. Denen werden regelmäßige Sonderangebote unterbreitet, die dann gerne angenommen werden, um beim Einkauf augenscheinlich zu sparen. Es ist nicht zielführend, wenn für ein dringend benötigtes Ersatzteil erst komplexe Formulare und umfangreiche Freigabeprozesse abgearbeitet werden müssen. Gerade weil C-Teile recht kostengünstig erworben werden können, ist hier die Gefahr des Maverick-Buying sehr hoch, wenn in der Einkaufsabteilung kein vernünftiges C-Teile-Management existiert.

Q: Welche Auswirkungen hat Maverick-Buying?

In erster Linie kostet Maverick-Buying weitaus mehr Geld, als es sich die Verursacher oft selber eingestehen wollen. Denn der Zeitaufwand bei den nachgeschalteten Prozessen (Wareneingang und Finanzbuchhaltung) ist oft sehr hoch und mit erheblichen Kosten verbunden. Durch den fehlenden Preisvergleich werden die Waren zu teuer eingekauft, es werden keine oder nur unzureichende Preisverhandlungen geführt oder es entstehen höhere Kosten wegen kleinerer Stückzahlen oder Mindermengen. Bei den aktuell laufenden Bestellungen gibt es keine Transparenz, die Vorteile von bestehenden Rahmenverträgen können nicht genutzt werden oder der Bestellwert fließt nicht in die Zielvereinbarung mit dem Lieferanten ein. Bonusstaffeln werden nicht erreicht und Rabatte können nicht genutzt werden und es besteht die Gefahr eines Imageschadens, wenn bestehende Lieferantenverträge nicht eingehalten werden.

Veröffentlicht: 26.01.2022 | Lesedauer: 7 Minuten

Der Einkauf oder besser gesagt die Beschaffung ist in Unternehmen und Betrieben sehr oft unterschiedlich geregelt. Die bestehenden Vorgehensweisen haben sich zum Teil über Jahrzehnte hinweg entwickelt. So wurde zum Beispiel in der Werkstattleitung schon immer selber zum Telefon gegriffen, um die benötigten Ersatzteile oder ein erforderliches Messgerät zu bestellen.

Auch wenn das in der Vergangenheit nie ein Problem war, sind derartige Arbeitsweisen nicht mehr zeitgemäß. Denn moderne Betriebe arbeiten mit einer zentralen und digital unterstützten Warenbeschaffung. Doch es müssen sich alle Mitarbeitenden im Unternehmen auch strikt an die Vorgaben halten. Sonst entsteht eine kontraproduktive Eigendynamik in der Beschaffung, die in Fachkreisen als Maverick-Buying bezeichnet wird. Was damit gemeint ist und welche Folgen das für den Betrieb hat, wollen wir uns in diesem Beitrag etwas genauer anschauen.

Betrieblicher Einkauf sollte sinnvoll sein

Was ist Maverick-Buying?
Wie wird Maverick-Buying gemessen?
Wie entsteht Maverick-Buying?

Welche Auswirkungen hat Maverick-Buying?
Wie kann Maverick-Buying reduziert werden?
Zusammenfassung der wichtigsten Infos

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Was ist Maverick-Buying?

Wie so Vieles im internationalen Büroalltag stammt auch der Begriff Maverick-Buying aus dem englischen Sprachgebrauch. Maverick bedeutet so viel wie Einzelgänger, Abtrünniger oder Herrenloser. Im deutschsprachigen Raum wird Maverick-Buying auch als „wilder Einkauf“ bezeichnet.

Wobei sich das Adjektiv „wild“ nicht zwangsläufig auf einen unüberlegten oder übertriebenen Einkauf bezieht. Vielmehr ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen außerhalb oder parallel zum geregelten Beschaffungsprozess gemeint. Also sämtliche Beschaffungen, die ohne Wissen oder Mithilfe der Einkaufsabteilung getätigt werden. Es gibt aber noch weitere Formen des Maverick-Buying. In der nachfolgenden Tabelle haben wir die drei Grundformen aufgeschlüsselt:

Grundformen des Maverick-Buying

Typ 1	Beschaffungsvorgänge ohne Einbeziehung des Einkaufs.	Einzelne Personen wählen den Lieferanten selber aus und tätigen eigenmächtig eine Bestellung.
Typ 2	Die Einkaufsabteilung wird zu spät mit einbezogen.	Der Einkauf ist lediglich operativ tätig. Lieferantenanalyse und Preisverhandlungen sind nicht mehr möglich.
Typ 3	Bestehende Verträge werden nicht genutzt.	Es wird beim richtigen Lieferanten bestellt, aber die besseren Konditionen vom Einkauf werden nicht genutzt.

Wie wird Maverick-Buying gemessen?

Die Maverick-Buying-Quote kann recht einfach gemessen werden, in dem die vorhandenen Zahlen verglichen werden. Aufgrund der verschiedenen Grundformen des Maverick-Buyings gibt es auch unterschiedliche Messmöglichkeiten:

Maverick-Buying-Quote

Dazu wird das Einkaufsvolumen mit dem Finanzvolumen der Lieferanten gegenübergestellt. Die Differenz beschreibt die Höhe der Warenbeschaffung, die ohne Zutun der Einkaufsabteilung getätigt wurden. Dies betrifft die Grundformen Typ 1 und Typ 2.

Vertragsnutzungs-Quote

Die Vertragsnutzungs-Quote gibt Auskunft darüber, bei welchen Bestellungen die Vertragskonditionen genutzt worden sind.

Preis-Compliance-Quote

Die Preis-Compliance-Quote gibt an, bei welchen Bestellungen die Vertragskonditionen nicht genutzt worden sind. Es bleibt aber offen, ob der tatsächlich gezahlte Preis dem im Vertrag vereinbarten Preis entspricht.

Konditions-Compliance-Quote

Die Konditions-Compliance-Quote beschreibt, ob die angewandten Konditionen mit den Vertragskonditionen übereinstimmen.

Wie entsteht Maverick-Buying?

Maverick-Buying kann die unterschiedlichsten Gründe haben und muss auch nicht unbedingt in böser Absicht geschehen. Einige mögliche Gründe haben wir für Sie zusammengestellt:

Wie zu erkennen ist, sind die Gründe von Maverick-Buying wirklich vielfältig. Dabei lassen sich nicht nur Personen auf der Mitarbeiterebene zum Maverick-Buying verführen. Auch Leute im Vorstand oder der Geschäftsführung neigen hin und wieder zum nicht regelkonformen Einkauf im Unternehmen.

Welche Auswirkungen hat Maverick-Buying?

In erster Linie kostet Maverick-Buying weitaus mehr Geld, als es sich die Verursacher oft selber eingestehen wollen. Denn der Zeitaufwand bei den nachgeschalteten Prozessen (Wareneingang und Finanzbuchhaltung) ist oft sehr hoch und mit erheblichen Kosten verbunden. In Folge können aber noch weitere negative Effekte auftreten:

Durch den fehlenden Preisvergleich werden die Waren zu teuer eingekauft.
Es werden keine oder nur unzureichende Preisverhandlungen geführt.
Es entstehen höhere Kosten wegen kleinerer Stückzahlen oder Mindermengen.
Bei den aktuell laufenden Bestellungen gibt es keine Transparenz.
Die Vorteile von bestehenden Rahmenverträgen können nicht genutzt werden.
Der Bestellwert fließt nicht in die Zielvereinbarung mit dem Lieferanten ein.
Bonusstaffeln werden nicht erreicht und Rabatte können nicht genutzt werden.
Imageschaden, wenn bestehende Lieferantenverträge nicht eingehalten werden.

In Summe sind die negativen Auswirkungen von Maverick-Buying sehr oft um ein Vielfaches höher, als die erhofften Vorteile. Darum sollte Maverick-Buying mit geeigneten Maßnahmen soweit es geht reduziert werden.

Wie kann Maverick-Buying reduziert werden?

Ebenso vielfältig wie die Gründe für den „wilden“ Einkauf sind auch die Lösungsansätze diesen zu verhindern. Einige wichtige Ansätze haben wir für Sie zusammengestellt.

Eine gute Einkaufsabteilung muss nicht nur den strategischen Einkauf beherrschen. Im operativen Einkauf müssen auch für die vielen Kleinigkeiten des täglichen Betriebsbedarfs geeignete Lieferanten bekannt sein. Ein kompetenter Einkäufer muss genau wissen, wo er welche Ware schnell, in guter Qualität und zu vernünftigen Preisen bekommen kann.
Der moderne Einkauf kommt ohne strukturierten Beschaffungsprozess nicht mehr aus. Die Prozesse müssen einerseits einfach, transparent und auch nachvollziehbar sein. Auf der anderen Seite soll von der simplen Unterlegscheibe bis hin zu kompletten Maschinen der komplette Warenbedarf einer Firma abdeckt werden. Zudem müssen die Einkaufs-Prozesse innerhalb der Belegschaft bekannt sein.
Durch die Nutzung von E-Procurement-Systemen kann über das betriebsinterne Warenwirtschaftssystem auf die komplette Produktpalette eines Lieferanten zugegriffen werden. Im Falle der Conrad Sourcing Plattform könnten Unternehmen ihren kompletten Bedarf an C-Teilen über nur einen einzigen Lieferanten decken und dabei ihre betriebsinternen Bestellprozesse weiter nutzen.
Die wohl effizienteste Methode teures Maverick-Buying zu reduzieren, ist die Vergabe von Bestellberechtigungen und begrenzten Budgets. Dadurch könnte die eingangs erwähnte Werkstattleitung ihren Warenbedarf weiterhin eigenverantwortlich, aber konform zu den Beschaffungsregeln decken. Die Einkaufsabteilung ist in diesem Fall lediglich mit dem Monitoring beschäftigt.
Der Einkauf muss sich als Dienstleister für alle anderen Abteilungen im Unternehmen sehen. Besonders dann, wenn Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, die nicht über die bestehenden Lieferanten abgewickelt werden können. Eine schnelle und professionelle Abarbeitung des Auftrages zeugt von der Kompetenz und schafft Vertrauen in die Einkaufsabteilung.

Zusammenfassung der wichtigsten Informationen

Maverick-Buying ist sehr oft gut gemeint, um die Supply Chain aufrecht zu erhalten bzw. durch die eigene Abteilung nicht zu gefährden. Aber das Umgehen der bestehenden Beschaffungsprozesse kostet das Unternehmen oft weit mehr, als es im ersten Moment nutzt. Da der finanzielle Schaden teilweise recht hoch sein kann, sollten die Richtlinien für die Beschaffung klar definiert und auch innerhalb der Belegschaft sauber kommuniziert werden. Moderne und digitale Warenwirtschaftssysteme bieten zudem die Möglichkeit, mitarbeitende Personen auch außerhalb der Einkaufsabteilung mit in die Beschaffung einzubeziehen. Durch die Vergabe von Berechtigungen und Budgets kann abteilungsintern und trotzdem entsprechend den gültigen Einkaufsregeln dringend benötigtes Material beschafft werden. Damit das alles reibungslos funktioniert, ist eine intensive Kommunikation erforderlich. Nur dann versteht jeder die Probleme des anderen und der beste Kompromiss kann gefunden werden.